Livro Caixa: O que é, para que serve e como fazer

Conheça a importância do livro caixa para a organização financeira da sua empresa!

Como sempre falamos aqui no blog do Contas Online, a organização financeira é fundamental para o crescimento saudável de uma empresa, independentemente do ramo ou setor em que ela atua.

Uma das formas eficientes de se organizar é através do livro caixa, uma ferramenta que auxilia diretamente no registro contábil dos negócios.

Neste artigo, vamos te explicar o que é este método, para que serve e como fazer. Confira nos tópicos abaixo um resumo do que você vai aprender ao longo da leitura:

• O que é e para que serve o livro caixa?
• Quais empresas devem ter um livro caixa?
• Como fazer a escrituração do livro caixa?
• Dicas para preencher um livro caixa corretamente
• Diferenças entre livro caixa e fluxo de caixa
• Quais as vantagens de um livro caixa para um profissional liberal?
• Quais despesas são dedutíveis para um profissional liberal?
• Como declarar o livro caixa no imposto de renda?
• 3 dicas para fazer uma boa gestão do livro caixa

Se interessou pelo assunto? Então, continue a leitura!

O que é e para que serve o livro caixa?

Como citamos brevemente, o livro caixa é uma ferramenta que auxilia diretamente no registro contábil dos negócios. Nele, ficam registrados todos os recebimentos e pagamentos de um determinado período da empresa, que pode ser diário, mensal ou anual.

O modelo é fundamental para o controle das finanças e a elaboração de relatórios contábeis no final de cada período de atuação, podendo ser utilizado tanto no formato físico, como um caderno, como no formato digital, como uma planilha.

Dessa forma, é importante que a empresa registre todos os seus pagamentos, como a água, energia elétrica, telefonia e todos os fornecedores da mesma. Também é importante arquivar os comprovantes em um local seguro, para facilitar o processo de manutenção do livro sem nenhum erro.

Quais empresas devem ter um livro caixa?

No geral, o livro caixa pode ser utilizado por empresas de qualquer porte, desde que façam o registro corretamente do documento.

Isso acontece porque, na contabilidade, o livro caixa é o principal instrumento de escrituração e, mesmo não sendo obrigatório para todas as instituições, a sua utilização ainda é necessária para realizar um melhor controle de fluxos monetários — como reforçamos, a organização é uma das principais formas de manter o crescimento da empresa!

Quanto à sua obrigatoriedade, os negócios que possuem uma receita bruta anual de R$4,8 milhões se enquadram no regime tributário Simples Nacional e, por isso, são obrigados a declarar os valores do fluxo de caixa.

Com esse instrumento, os devidos registros de entrada e saída são facilmente encontrados.

Como fazer a escrituração do livro caixa?

De forma geral, existem cinco dados fundamentais na composição de um livro caixa que exigem bastante atenção durante o preenchimento. Nesse sentido, mesmo com as variações na escritura de cada documento, os cinco essenciais que devem constar são:

1. Data de transação

A partir do momento em que a data de transação é apontada, o gestor responsável consegue identificar com muito mais facilidade a ordem cronológica de cada operação, colaborando com a organização financeira.

Este é um passo fundamental, principalmente para aquelas empresas que optam por preencher o livro caixa diariamente.

2. Histórico do registro

Outro dado obrigatório em um livro caixa é o seu histórico de registro, um termo que está relacionado com o local onde o gestor identifica a finalidade de uma transação financeira.

Com essa informação, é possível justificar o gasto ou ganho de determinada ação, obtendo dados reais para serem apresentados à diretoria do negócio ou até mesmo às autoridades fiscais.

3. Débitos

Concentrando no campo da contabilidade, o débito está relacionado com a entrada registrada de determinada quantia, podendo ser em dinheiro, depósito bancário ou outros meios.

Uma vez que o livro caixa tem tudo a ver com organização financeira, é fundamental manter esses registros em dia.

4. Créditos

Ao contrário do tópico anterior, os créditos são as saídas de caixa e, por isso, também possuem registro obrigatório.

5. Saldo atual

Por fim, outra informação que não pode ficar de fora do seu livro caixa é o saldo atual, que diz respeito à diferença entre as entradas e saídas financeiras e pode ser encontrado a partir da fórmula a seguir:

Saldo atual = Saldo Anterior + Recebimentos - Pagamentos

Leia também: Termos financeiros: conheça os mais utilizados e seus significados

De forma geral, a escrituração correta de um livro contábil é realizada através dos passos a seguir:

1. Na parte inicial do livro, registre o nome da sua empresa e as suas informações essenciais, como endereço completo e CNPJ;
2. Escreva a data do registro;
3. Insira o saldo do período anterior no início do livro. Dessa forma, no próximo mês, o saldo registrado será sempre o anterior;
4. Insira uma coluna de histórico, onde você irá inserir as ações do fluxo financeiro da sua empresa. Descreva também o motivo do pagamento ou recebimento e o respectivo valor;
5. Preencha as colunas de crédito, débito e saldo total.

Deu para entender a importância do registro de todos os movimentos financeiros? Caso isso não aconteça, haverá erros no saldo final.

Em resumo, para fazer a escrituração correta do livro caixa, basta prestar atenção aos itens que citamos como obrigatórios: data, histórico, entrada, saída e saldo final.

Geralmente, cada página cobre um mês de atividade, mas esse número pode variar de acordo com o tipo de negócio e do número de transações.

Outras obrigatoriedades sobre o livro caixa

• Todas as páginas devem ser numeradas;
• Não pode haver linhas em branco ou rasuras;
• Todo livro caixa deve conter um termo de abertura e um de fechamento;
• Os registros devem ser colocados em ordem crescente de data.

Dicas para preencher um livro caixa corretamente

Para facilitar o processo do livro caixa, você deve preencher de forma cronológica. Dessa forma, fica mais fácil a identificação de todas as transações de acordo com os dias que foram realizadas na empresa.

Além disso, busque colocar cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada ou saída de um mesmo fornecedor — isso facilita (e muito!) na hora da visualização.

Outra dica importante é deixar de lado o registro de compras pagas com cheques pré-datados ou vendas à prazo. Anote essas transações apenas no dia que forem efetuadas!

No geral, o formato ideal do livro caixa é aquele que funciona melhor para a sua atividade e o dia a dia da sua empresa.

Diferenças entre livro caixa e fluxo de caixa

Muitas pessoas pensam que livro caixa tem o mesmo significado que fluxo de caixa, mas a verdade é que existem sim diferenças entre os termos.

O livro caixa, como já citamos neste artigo, refere-se ao documento onde são registrados todos os recebimentos e pagamentos em dinheiro durante um período determinado.

O fluxo de caixa, por outro lado, considera as transações financeiras da empresa, ou seja, financiamentos, investimentos, atividades operacionais, entre outros. Dizemos, inclusive, que o fluxo de caixa possui uma função mais gerencial.

De modo resumido, o fluxo de caixa permite a compreensão da situação econômica e financeira com precisão e em tempo real.

→ Leia mais: Como fazer fluxo de caixa? Passo a Passo simples

Quais as vantagens de um livro caixa para um profissional liberal?

O livro caixa para profissionais liberais ou pessoas físicas deve ser realizado da mesma forma que o de empresas, anotando as receitas e despesas em ordem cronológica.

A diferença, contudo, é na forma de preenchimento: como são estruturas distintas, os profissionais liberais devem preencher o documento com os gastos relacionados aos bens de consumo próprio, considerando todos aqueles necessários para execução das atividades trabalhistas.

Nesse modelo, a escrituração precisa ser realizada por meio eletrônico, utilizando o programa Carnê-leão do ano vigente. De acordo com o site da Receita Federal, este carnê "(...) é a tributação do Imposto sobre a Renda das Pessoas Físicas, sob a forma do recolhimento mensal obrigatório, pelo contribuinte, pessoa física, residente no Brasil, que receber rendimentos de outra pessoa física ou do exterior.".

As vantagens são as mesmas das empresas: permite uma maior organização financeira.

Quais são as despesas dedutíveis?

As principais despesas dedutíveis por profissionais liberais que podem constar no livro caixa são:

• Receitas relacionadas ao exercício da atividade profissional;
• Remuneração a serviços terceirizados;
• Pagamentos a terceiros, sem vínculo empregatício;
• Honorários pagos a contabilistas;
• Gastos com propagandas, relacionados à sua atividade;
• Custos relacionados ao comparecimento em feiras e encontros científicos relacionados com o desempenho da profissão, entre outros.

Como declarar o livro caixa no Imposto de Renda?

Os profissionais liberais podem declarar o livro caixa no Imposto de Renda a partir das despesas citadas anteriormente.

Após todas as deduções, os valores escriturados devem ser preenchidos na ficha “Pagamentos Efetuados” para que seja realizada a dedução da base de cálculo do imposto.

→ Leia mais: Imposto de Renda (IRPF 2023): Tudo sobre prazos, declaração e documentos

3 dicas para fazer uma boa gestão do livro do caixa

Por fim, para facilitar o processo de fazer o livro caixa, elaboramos três dicas úteis para fazer uma boa gestão do documento. Acompanhe a seguir!

1. Esteja sempre em dia com os seus compromissos financeiros

Uma dica fundamental não só para o livro caixa, como também para qualquer outro compromisso financeiro é deixar todos os registros em dia!

Quando os dados se acumulam, fica muito mais difícil e demorado organizá-los, além de atrapalhar a visibilidade da situação financeira do negócio. Portanto, tenha um bom planejamento e esteja sempre em dia com as suas finanças!

→ Saiba mais: Aprenda como fazer um planejamento financeiro estratégico

2. Tem alguma dúvida? Então, conte com a ajuda de especialistas!

Outra dica que pode te ajudar (e muito!) no preenchimento correto do livro caixa é contar com a ajuda de especialistas em caso de dúvidas.

Por ser um documento técnico e com muita importância para a organização financeira de um negócio, é fundamental que ele não tenha erros. Então, se bater alguma incerteza, não deixe de entrar em contato com o seu contador ou profissional especializado!

3. Conte com a tecnologia!

Sabemos que a contabilidade de uma empresa exige grande atenção por parte dos gestores e, por isso, contar com a tecnologia é fundamental no processo para evitar possíveis erros ou longos prazos para que a tarefa seja realizada.

Por isso, uma empresa ou profissional de contabilidade pode realizar as tarefas em um software de gestão financeira para facilitar o processo, como o Contas Online!

Aqui, é possível automatizar as tarefas e deixar a sua rotina e da sua empresa muito mais fácil e rápida.

Temos planos adaptados para a sua necessidade, desde empresas individuais e de pequeno porte, até grandes negócios.

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