Ferramentas de gestão para otimizar a operação da empresa

A capacidade de planejar, monitorar e executar projetos de forma eficaz é o que diferencia as organizações bem-sucedidas das que lutam para atingir seus objetivos.

Em resumo, a gestão eficiente de projetos é fundamental para o sucesso e crescimento da instituição e, nesse sentido, é papel dos gestores responsáveis escolher a alternativa que mais se encaixa nos padrões da empresa.

A pergunta que você deve se fazer é: com base nos objetivos do negócio, qual ferramenta (ou ferramentas) preciso adotar para otimizar as operações?

Pensando em te auxiliar nessa etapa tão importante, elaboramos este artigo com as principais ferramentas de gestão de projetos do mercado e que podem ser cruciais para melhorar a produtividade da empresa e, consequentemente, aumentar os lucros e crescimento do negócio.

Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Como as ferramentas de gestão ajudam na produtividade?

Antes de falarmos sobre as ferramentas de gestão de projetos de fato, precisamos entender melhor como elas auxiliam no dia a dia de qualquer empresa. Vamos lá?

Basicamente, essas ferramentas de gestão têm como papel principal oferecer auxílio aos colaboradores com as obrigações do dia a dia, ajudando-os a ter mais tempo, estabelecer prioridades e otimizando funções que, sem as ferramentas, demorariam muito mais tempo para serem concluídas.

Confira abaixo alguns destaques:

• Melhor Comunicação e Colaboração: as ferramentas de gestão de projetos fornecem um espaço centralizado para todos os membros da equipe colaborarem e compartilharem informações. Isso reduz a falta de comunicação, minimiza a perda de dados e auxilia a equipe a trabalhar de forma mais eficaz.
• Acompanhamento de Tarefas: essas ferramentas ainda permitem que você atribua tarefas, defina prazos e acompanhe o progresso de cada atividade, ajudando a evitar atrasos.
• Planejamento de Recursos: você pode alocar recursos de forma eficiente, garantindo que a equipe tenha a capacidade necessária para concluir os projetos no prazo e dentro do orçamento.
• Visualização de dados: muitas ferramentas ainda oferecem gráficos e relatórios que permitem uma visualização clara do andamento do projeto, facilitando a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.

→ Leia também: Uso de ferramentas digitais na gestão empresarial

Conheça 6 ferramentas de gestão de projetos

Agora que você já compreendeu os benefícios gerais das ferramentas de gestão de projetos, vamos analisar algumas das opções mais utilizadas no mercado. Continue a leitura!

Trello

Uma das ferramentas mais famosas entre os gestores é o Trello, um software de gestão baseado em quadros.

De forma simplificada, o Trello utiliza o conceito de cartões para representar tarefas ou atividades, permitindo que você os mova entre colunas para indicar o seu progresso.

A ferramenta é bastante intuitiva e visual, sendo indicada para equipes que preferem um estilo de gestão ágil.

Imagem: Trello.com

Asana

O Asana é outra plataforma de gerenciamento de projetos que se destaca pela flexibilidade, além dos recursos avançados de acompanhamento.

O programa facilita a delegação de tarefas e oferece a capacidade de criar projetos, atribuir funções, definir prazos e acompanhar o progresso de forma detalhada.

A ferramenta está disponível na versão web e também para Android e iOS.

Imagem: asana.com

Monday

A Monday.com é uma ferramenta que já conquista os gestores pelo visual, permitindo a criação de quadros de trabalho personalizáveis.

Esta ferramenta de gestão de projetos é totalmente adaptável e adequada para uma ampla variedade de tarefas e equipes, além de ser útil para operações de diversos nichos.

Imagem: monday.com/lang/pt

Microsoft Project

Para aqueles projetos complexos e de grande escala, o Microsoft Project é uma das melhores opções.

A ferramenta de gerenciamento de projetos é robusta e possui funcionalidades avançadas de programação e orçamentação, além de integrar com outras ferramentas da Microsoft e oferecer suporte direto para projetos complexos.

Imagem: microsoft.com/pt-br/

Jira

Ao contrário dos outros modelos citados anteriormente, o Jira é uma ferramenta voltada especialmente para equipes desenvolvedoras de softwares.

O programa pertence à rede Atlassian, mesma criadora do Trello.

Confira a seguir suas principais vantagens:

• Rastreamento avançado de problemas e desenvolvimento ágil;
• Integração com ferramentas de desenvolvimento;
• Flexibilidade na criação de fluxos de trabalho.

Imagem: atlassian.com/br/software/jira

Smartsheet

Por fim, o Smartsheet é uma ferramenta que combina elementos de planilhas tradicionais com recursos de gestão de projetos.

A opção é indicada para equipes que preferem trabalhar com uma interface semelhante a planilhas, mas com funcionalidades avançadas de planejamento e colaboração.

Imagem: pt.smartsheet.com

→ Leia também: Kanban: O que é, como funciona e por que usar?

Conclusão

Escolher a ferramenta de gestão de projetos certa é fundamental para otimizar a operação da sua empresa e aumentar a produtividade da equipe.

Cada uma das opções mencionadas acima oferece recursos únicos que podem atender às necessidades específicas da sua organização.

Dessa forma, analise cada modelo e leve em consideração o tamanho da sua equipe, o tipo de projeto que você gerencia e as preferências de colaboração de equipe.

Com a ferramenta certa em mãos, sua empresa estará mais bem preparada para enfrentar desafios e alcançar o sucesso em seus projetos!

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