Kanban: O que é, como funciona e por que usar?

O kanban é um método de gestão de projetos que foi criado no Japão, na década de 1940. Seu objetivo é aumentar a eficiência dos processos produtivos, reduzindo o desperdício de tempo e materiais através da organização do fluxo de trabalho.

Ele é baseado em quatro princípios: visualização do fluxo, limitação do trabalho em progresso, estabelecimento de ordens de prioridade e melhoria contínua. Ele tem se tornado cada vez mais popular no mundo todo.

Neste artigo, iremos aprofundar mais sobre o método kanban, através dos seguintes tópicos:

• Como utilizar o kanban?
• Quais os benefícios do kanban?
• Quais são os tipos de kanban?
• Princípios do kanban
• Quem pode usar o kanban?
• Como implementar o kanban?
• Qual a diferença entre kanban e scrum?

Continue a leitura!

Como utilizar o Kanban?

O primeiro passo na utilização do sistema kanban é visualizar o seu fluxo de trabalho. Isto significa criar uma representação visual das tarefas que precisam de ser feitas e da ordem em que precisam ser feitas. Isto pode ser feito com um quadro branco ou com uma ferramenta de software.

De forma geral, um método kanban está organizado em três etapas:

• Tarefas a fazer
• Tarefas sendo feitas
• Tarefas finalizadas

Abaixo, na figura, é possível ver um sistema organizado em post-its no qual, à medida em que as tarefas vão progredindo, eles mudam de coluna para representar seu status:

É importante limitar o trabalho em curso a fim de não sobrecarregar a equipe ou a pessoa responsável. Isso irá contribuir para a concentração e evitar distrações de muitas tarefas ao mesmo tempo.

Outro ponto essencial no fluxo de trabalho: estabelecer as ordens prioritárias. Ao concluir as tarefas, certifique-se de estabelecer uma ordem de prioridade para que as tarefas mais importantes sejam concluídas primeiro.

Quais são os benefícios do kanban?

Elencamos 3 principais benefícios de usar o método kanban em projetos, independente do tamanho das organizações:

Melhor comunicação e colaboração entre os membros da equipe

A comunicação torna-se mais fluida, uma vez que é mais fácil ver no que todos estão trabalhando. Desta forma, todos podem ajudar com outras tarefas se terminarem com as suas próprias, ou mesmo ter um cuidado ao delegar algo para um membro da equipe.

Neste sistema todos são capazes de acompanhar e monitorizar facilmente o seu progresso, tornando a colaboração mais fácil e mais eficaz.

Com essa melhora na comunicação e na parte colaborativa, as equipes sentem-se mais empenhadas e ligadas umas às outras. Por consequência, pode também elevar a moral e motivação de todos.

Aumento da eficiência dos processos de produção

Através da metodologia, fica mais agradável e ágil identificar e eliminar estrangulamentos no fluxo de trabalho, melhorando a eficácia global do processo. O kanban também facilita a detecção de potenciais problemas antes que estes se tornem maiores.

Redução de desperdícios e erros

Com um fluxo de trabalho mais organizado, é possível reduzir o tempo gasto em atividades e evitar erros dispendiosos devido a distrações ou falta de concentração em tarefas importantes. Inclusive, com essa alta concentração nas prioridades, a equipe também será mais produtiva.

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Quais são os tipos de kanban?

Os principais tipos de kanban são:

• Quadros físicos (visualização de tarefas num quadro post-it ou quadro branco);
• Ferramentas digitais (utilizando aplicações de software para gestão de projetos) e
• Sistemas manuais (tarefas de rastreio sem qualquer tecnologia).

As ferramentas digitais ficam cada vez mais populares à medida que dão mais visibilidade ao fluxo de trabalho e facilitam o seguimento das tarefas. Entre as mais populares estão Trello e Jira.

Os sistemas manuais podem parecer desatualizados, mas ainda têm as suas vantagens. Por vezes, uma abordagem sem tecnologia pode proporcionar maior clareza e concentração na tarefa em mãos e pode ser útil em certos cenários.

Princípios do Kanban

Existem quatro princípios no kanban que norteiam sua dinâmica:

Visualizar o fluxo de trabalho:

Criar uma representação visual do seu fluxo de trabalho, que pode ser quadro ou diagrama, desde que mostre as etapas do processo e como estas estão ligadas. Aqui é crucial que seja facilmente compreendida por todos da equipe.

Limitar o trabalho em curso:

Neste princípio, deve-se atentar para a escolha de apenas um certo número de tarefas em curso de cada vez. Dessa forma, evita-se congestionamentos de muitas ações abertas de uma vez.

Estabelecer ordens prioritárias:

No terceiro tópico, é indicado pensar quais são as tarefas mais importantes e que devem ser concluídas primeiro. Isso porque, ao gerenciar prazos e prioridades com base na sua importância, é possível garantir que tudo será entregue com maior satisfação para todas as partes.

Melhoria contínua:

Concluindo, o kanban é um fluxo que permite analisar e otimizar continuamente o processo para deixá-lo cada vez mais eficiente. Quais prazos não funcionaram, quantas tarefas por vez são suficientes para a produção, entre outros.

Quem pode usar o kanban?

O kanban é utilizado por muitas organizações de diferentes portes, desde uma fábrica até um desenvolvedor de software. Tem sido adotado e adaptado por equipes de todas as dimensões e níveis de experiência, desde pequenas empresas em fase inicial, até grandes empresas.

O método pode ser especialmente útil para equipes que trabalham em tarefas complexas com longos prazos. A representação visual do kanban ajuda a organizar o fluxo de trabalho e a manter todos no bom caminho. Já a flexibilidade do sistema permite aos membros da equipe ajustar os seus processos conforme necessário, tornando mais fácil responder rapidamente às condições em mudança ou às necessidades dos clientes.

Podemos subdividir a utilização do kanban em equipes de produção, que utilizam para regular o fluxo de materiais; o kanban administrativo, com o objetivo de controlar tarefas de escritório, tais como encomendar material ou reservar viagens; e, por fim, em kanban de projeto, justamente utilizado no fluxo de gestão de um projeto, acompanhando o progresso do trabalho de cada um.

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Como implementar o kanban?

A implementação do kanban em uma organização requer alguns passos para aproveitar seus benefícios.

Não há uma forma única de implementar o kanban - é aconselhável adaptar sua aplicação às necessidades específicas de cada organização. No entanto, há algumas medidas básicas que pode tomar para começar:

Primeiramente, identifica-se o que a organização pretende alcançar com a utilização do kanban. Respondida esta pergunta, parte-se para a prática, quando é definido o meio (manual ou digital) para se criar a representação visual do fluxo de trabalho.

Uma vez determinadas as tarefas a realizar, deve-se atribuir ordens prioritárias e limitar o trabalho em curso. Uma dica é criar códigos para representar uma prioridade (podem ser códigos em forma de etiquetas ou cores, por exemplo). Sem esquecer de certificar-se de que todos os membros da equipe compreendem o seu papel e estão conscientes das tarefas pelas quais são responsáveis.

Finalmente, deve-se monitorar continuamente o fluxo de trabalho e fazer melhorias onde for necessário. Para isso, a revisão e análise regular dos resultados e progressos irá assegurar que a configuração do sistema está funcionando de forma plena.

Qual é a diferença entre kanban e scrum?

O scrum é uma metodologia ágil de desenvolvimento de software que segue um processo específico de planejamento, organização, execução e monitoramento no desenvolvimento de produtos. Seu objetivo é fornecer produtos de software de alta qualidade dentro de um prazo e de forma rentável. Isso tudo, mantendo ao mesmo tempo a equipe flexível e receptiva às mudanças caso surjam necessidades dos clientes ou condições de mercado.

Kanban e Scrum são ambos métodos populares de gestão de projetos, mas têm algumas diferenças fundamentais.

De um lado, o kanban é mais flexível e pode ser modificado para se adaptar às necessidades de qualquer projeto. Além disso, não exige uma mudança na estrutura da equipe ou na forma como as tarefas são finalizadas.

Já o Scrum é um sistema mais estruturado com funções e processos específicos que devem ser seguidos, reuniões e rituais de acompanhamento. Embora possa ser utilizado para um desenvolvimento ágil, é mais eficaz quando utilizado para projetos complexos, de longo prazo.

Em geral, o kanban é mais adequado para projetos de curto prazo, uma vez que proporciona às equipes tal flexibilidade de que necessitam para ajustar rapidamente o seu fluxo de trabalho, se necessário. Por outro lado, o Scrum é indicado em casos de prazos maiores, uma vez que ajuda a manter a estrutura e o foco durante todo o processo.

Em última análise, a escolha certa depende das necessidades e objetivos específicos de cada projeto.