Como controlar as contas bancárias da sua empresa em um só lugar?

O problema da empresa Pascoal era exatamente este. O controle das contas da empresa. Do segmento de vendas de produtos automotivos, e mesmo sendo de pequeno porte, o espírito familiar ainda estava enraizado na empresa, que tinha e ainda tem, foco em organização e crescimento.

Ainda sim, existia uma enorme dificuldade em manter as finanças da empresa organizadas. Os gestores e funcionários, mesmo com ambição e o trabalho em equipe, não conseguiam ter um controle satisfatório neste quesito. Foi então que surgiu a oportunidade de concentrar o controle de todas as contas bancárias da empresa em um só mesmo local. E definitivamente, isto mudou tudo.

Então, você empresário, sabe como é importante ter todas as informações financeiras da sua empresa a um toque de distância, não é? E o importante não é somente acessar de todo lugar, na hora que precisar, mas também manter estas informações centralizadas de forma a ter uma melhor visão dos seus negócios. Ou seja, saber exatamente o que está acontecendo, e em qual setor.

Com o recurso de Contas Bancárias do Contas Online, você fará este controle de uma forma acessível e organizada. A troca de informações será feita de forma simples, e você poderá ordenar todas as suas entradas e saídas, diferenciando-as por contas bancárias.

A seguir, mostraremos o passo a passo de como você poderá utilizar o recurso dentro do sistema. Além disso, falaremos também da importância da centralização das suas finanças em um só lugar, como foi o caso da empresa Pascoal. Bem como dicas valiosas de como manter sua conciliação financeira “sistema x internet banking” em dia.

Como controlar sua conta bancária no Contas Online?

Primeiro, você deve confirmar se o recurso está ativo na aba “Administração-Recursos”.

Após conferir, você poderá seguir até a aba “Cadastros-Contas Bancárias”. 

Bem, neste momento você poderá clicar em “Adicionar” e preencher as informações da sua conta bancária.

É importante indicar o Saldo Inicial da sua conta, para que assim, sua conciliação seja condizente com a realidade. Lembrando que, você poderá optar por tornar sua conta bancária uma conta de investimento, onde posteriormente, poderá incluir os valores vinculados a ela no seu saldo final, ou não.

Após preencher as informações, você poderá seguir até sua aba “Lançamentos-Receitas e Despesas”. Ao adicionar um lançamento, você terá a opção de associá-lo a uma conta bancária ou a um cartão de crédito, como na imagem.

Assim, ao fazer os seus registros, vinculando suas entradas e saídas às suas contas bancárias cadastradas no sistema, você terá uma visão abrangente sobre suas finanças. A utilização dos filtros lhe possibilita uma visão diferenciada dos seus negócios, tendo a possibilidade de também, escolher visualizar por conta bancária, como na imagem.

Conciliação bancária com o recurso de Importação

Como mostramos anteriormente, o recurso de Contas Bancárias no Contas Online permite não somente um registro descomplicado, mas também uma visualização mais organizada e prática das movimentações bancárias da sua empresa.

Entretanto, como forma de facilitar ainda mais esta organização, disponibilizamos o recurso de Importação. Com ele, você poderá fazer a importação em massa das movimentações presentes no extrato bancário, disponibilizado diretamente no seu internet banking.

Basicamente, o sistema lê - através de vínculos - as informações presentes no documento e faz o registro delas. Na nossa página Central de Ajuda, disponibilizamos vários artigos sobre o recurso de Importação para ajudar no passo a passo inicial.

Como controlar as contas bancárias da sua empresa em um só lugar pode te ajudar?

Esta pergunta é facilmente respondida! A centralização das contas bancárias dentro de um sistema como o Contas Online proporciona diversos benefícios para as finanças da sua empresa. Lembra da empresa Pascoal? Neste tópico iremos exemplificar diversos pontos positivos que este controle centralizado teve no negócio.

Informações em um só lugar

Isto é muito importante para você, como foi para a Pascoal. Ter todas as informações de movimentações bancárias em um só lugar é de extrema importância para que sua visualização seja única e eficaz. 

Veja como exemplo a empresa Pascoal, ela possui 5 contas bancárias diferentes, contas estas que são também de investimento. É importante principalmente para os gestores financeiros, o controle de forma organizada de todas as movimentações destas contas, e com o recurso de Contas Bancárias do Contas Online, isto fica muito fácil. Eles poderão visualizar todas as entradas e saídas em um sistema, sem precisar mudar de tela a todo tempo e com risco de se perder em diversos aplicativos.

Economia de tempo

Todas as suas informações em um só lugar, como falamos anteriormente, também nos leva a um benefício muito importante, a economia de tempo. Os gestores da empresa Pascoal com o acompanhamento em um só lugar - de todas as finanças da empresa - pouparam tempo em termos de busca e visualização. A economia de tempo é importante pois permite que os gestores empresariais voltem suas atenções a outras funções ou tarefas mais importantes ou que requerem mais cautela.

Eliminação de erros humanos

É fundamental entender que os erros humanos fazem parte das nossas ações, entretanto, na gestão de empresas ou pequenos negócios, um erro pode significar o prejuízo, e prejuízos não são legais, concorda? Então, outro ponto importante que nos permite mostrar como o controle de todas as suas contas bancárias em um só lugar é benéfico, é a eliminação de erros humanos.

Na Pascoal isto foi significativo. Os erros em planilhas, documentos e até mesmo de visualização foram erradicados. Ficou muito mais fácil conferir somente o sistema, visualizando o saldo, ou gerando um relatório específico.

Com a centralização das suas contas bancárias no Contas Online, você consegue gerar relatórios da forma que desejar - como seu Fluxo de Caixa - e de forma descomplicada. Isto lhe permite eliminar os erros cometidos ao, por exemplo, utilizar planilhas para o controle destas contas. A falta de uma informação, ou até mesmo uma fórmula, pode lhe custar muito caro.

Melhoria da organização financeira

E por fim, mas não menos importante, o controle das suas contas bancárias em um só lugar lhe permite uma melhor organização financeira. Pode até parecer redundante falar isto, mas a visualização de toda a sua movimentação em só um lugar lhe dá uma visão geral e real das suas finanças e isto é muito importante, pois lhe permite tomar decisões mais assertivas com relação aos seus negócios.

O Pedro, gestor da empresa Pascoal, por exemplo, agora prefere fazer todo o seu controle financeiro em um só lugar, pois lhe permite visualizar os pontos negativos e positivos do seu negócio, suas possibilidades de investimento, bem como setores onde deverá ter mais atenção, ou setores que estão com números positivos. Assim, esta visão mais objetiva possibilita que ele tome decisões mais acertadas, a fim de melhorar a produtividade da empresa como um todo.

BÔNUS: Quais são as boas práticas para sua conciliação financeira?

É de grande valor entender que mesmo que a conciliação bancária tenha seus pontos positivos, ainda sim, algumas boas práticas facilitarão ainda mais a sua vida na hora de fazer o controle das suas contas bancárias em um só lugar.

• Primeiro, a responsabilidade e assiduidade são cruciais neste momento. é necessários que a atualização seja feita todos os dias, para que assim, os valores apresentados sejam condizentes com a realidade.

• Também é importante que somente uma ou duas pessoas fiquem responsáveis por esta tarefa. Uma vez que mais pessoas façam as modificações, as chances de erro ou falha na comunicação são maiores, por isso, quanto menos pessoas, melhor.

• Claro que a tarefa pode ficar pesada e complicada, por isso, use a tecnologia a seu favor. Utilize documentos prontos disponibilizados pelo seu banco, e faça o registro através de importações. Tudo ficará mais fácil. 

• Sempre confira os saldos das suas contas bancárias e o saldo presente no sistema. Como é imprescindível que você faça o registro de absolutamente todas as suas entradas e saídas, comparar se tudo está equivalente é uma boa forma de conferir se está no caminho certo.

• Também é interessante sempre estar atento a débitos de taxas de juros e impostos não previstos. Se preparar para situações de eventualidades assim são muito importantes para que o seu controle bancário seja um sucesso. 

• E por fim, outro ponto importante dentro do Contas Online é ter atenção às suas configurações de saldo. O sistema terá duas considerações: a primeira, ele irá levar em conta todos os seus lançamentos registrados na hora de calcular seu Saldo Atual e inclusive os previstos. A segunda, ele irá somente considerar os lançamentos que foram dados como realizados - ou seja, os registros que já foram pagos - na hora de calcular o Saldo Atual. Lembrando que fica a seu critério qual configuração escolher, mas a opção de considerar somente os lançamentos realizados lhe permite visualizar a realidade de forma mais clara.