Contas a pagar e receber: entenda as diferenças de forma fácil

Entenda as principais diferenças entre contas a pagar e receber e como o seu gerenciamento é importante para o equilíbrio financeiro!

O crescimento do seu negócio é diretamente afetado pelo modo como você acompanha e gerencia funcionários, processos e ferramentas. Hoje, vamos ajudar você a entender e gerir suas contas a pagar e receber.

De forma geral, além de fazerem parte das obrigações financeiras, as contas a pagar e receber também são indicadores preciosos sobre a saúde financeira da empresa.

Abordaremos o assunto com mais detalhes através dos tópicos abaixo:

• O que são contas a receber?
• Como classificar as contas a receber?
• O que são contas a pagar?
• Como classificar as contas a pagar?
• Quais os benefícios de fazer o gerenciamento das contas a pagar e receber?
• Passo a passo para gerenciar as contas a pagar e receber na sua empresa
• Sistemas de gerenciamento de contas online

Continue a leitura!

O que são contas a receber?

As contas a receber são os tipos de contas registradas como entradas e baixas das vendas de uma empresa. Ou seja, elas correspondem ao montante de dinheiro que a instituição espera receber de seus clientes devido à venda de produtos ou prestação de serviços.

Em outras palavras, essas contas representam os valores pendentes que ainda não foram pagos, constituindo uma parte significativa do ativo circulante da empresa.

Como classificar as contas a receber?

As contas a receber podem ser classificadas de acordo com a natureza da transação. Exemplos comuns incluem valores de clientes, faturas a receber, pagamentos parcelados e valores devidos em contratos.

A classificação adequada, portanto, permite que a empresa identifique facilmente as origens dos recebimentos pendentes e tome medidas para otimizar o processo de cobrança.

Caso queira aprofundar mais sobre o tema, não deixe de ler o nosso artigo “Controle de contas a receber: 6 dicas para uma boa gestão”

O que são contas a pagar?

Por outro lado, as contas a pagar representam os compromissos financeiros que uma empresa possui, seja com fornecedores, custos fixos, funcionários e outras entidades.

Este é o tipo de conta que assinala todos os seus compromissos financeiros a serem quitados. Manter um controle eficiente das contas a pagar é essencial para evitar atrasos, multas e garantir a estabilidade financeira do negócio.

Como classificar as contas a pagar?

Como citamos anteriormente, a classificação e o controle das contas a pagar é fundamental para organizar os compromissos financeiros da instituição.

De forma geral, elas podem ser classificadas de acordo com a natureza das despesas. Veja alguns exemplos:

• Fornecedores de matéria-prima;
• Despesas operacionais;
• Empréstimos, entre outros.

Essa categorização facilita o acompanhamento e a análise, proporcionando uma visão mais clara das obrigações financeiras.

Quais os benefícios de fazer o gerenciamento das contas a pagar e receber?

O gerenciamento adequado das contas a pagar e a receber oferece uma série de benefícios que estão diretamente ligados com a saúde financeira de uma empresa.

Ao lidar de maneira organizada com as contas a pagar, por exemplo, a instituição consegue evitar multas e juros, negociar condições mais favoráveis com fornecedores e ter uma visão clara do fluxo de caixa, permitindo uma gestão financeira mais previsível.

Além disso, o controle efetivo das contas a pagar contribui para um relacionamento saudável com fornecedores, estabelecendo bases sólidas para parcerias duradouras. Evitar o pagamento de contas desnecessárias ou duplicadas também se torna possível, reduzindo desperdícios financeiros e melhorando a eficiência operacional.

No âmbito das contas a receber, um gerenciamento eficaz resulta em uma melhoria significativa na liquidez da empresa. Isso porque receber os valores devidos dentro do prazo estabelecido não apenas garante recursos para investimentos e despesas, mas também contribui para a credibilidade da organização.

A redução da inadimplência também é outro benefício crucial, permitindo que o negócio identifique rapidamente clientes em atraso e adote medidas para minimizar perdas.

No cenário geral, o gerenciamento eficiente de contas a pagar e a receber não apenas promove a eficiência operacional, mas também oferece uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

Ao fornecer dados precisos sobre a posição financeira da empresa, contribui para a análise do desempenho financeiro e auxilia na conformidade com obrigações fiscais, evitando penalidades e problemas legais.

Passo a passo para gerenciar as contas a pagar e receber na sua empresa

Pensando em todos os benefícios que o gerenciamento de contas a pagar e receber traz para a empresa, organizamos um passo a passo completo que pode ajudá-lo nesse processo. Acompanhe a seguir!

Contas a pagar

1. Organize documentos fiscais, como faturas e notas fiscais e os deixe facilmente acessíveis;
2. Faça um registro detalhado de todas as suas contas a pagar, incluindo datas de vencimento, valores e informações do fornecedor;
3. Identifique as contas mais críticas e estabeleça prioridades de pagamento com base em descontos por pagamento antecipado ou em acordos específicos;
4. Busque negociar prazos de pagamento mais favoráveis com fornecedores sempre que possível, visando otimizar o fluxo de caixa;
5. Utilize sistemas de automação financeira para agilizar processos, como a geração de pagamentos automáticos e lembretes de vencimento.

Contas a receber

1. Ao emitir faturas, forneça informações claras sobre os produtos ou serviços, datas de vencimento e detalhes para pagamento;
2. Defina políticas de crédito claras para evitar riscos de inadimplência, verificando a capacidade de pagamento dos clientes antes de conceder crédito;
3. Realize um acompanhamento proativo das faturas em aberto, enviando lembretes antes do vencimento e adotando medidas rápidas em caso de atrasos;
4. Estimule o pagamento antecipado oferecendo descontos ou benefícios adicionais aos clientes que liquidar suas faturas antes do prazo;

Contudo, reforçamos que para que você desfrute realmente de todos esses benefícios, o gerenciamento de contas deve ser feito corretamente. Para isso, implemente sistemas de gestão financeira que permitam o monitoramento em tempo real das contas a receber, facilitando a análise e a tomada de decisões.

Ou seja, deve incluir atividades como o pagamento de todas as contas em dia, negociação de dívidas, elaboração de um planejamento financeiro empresarial, organização de fluxo de caixa, entre outros.

→ Leia também: Como fazer a gestão financeira de pequenas e médias empresas?

Sistemas de gerenciamento de contas online

Ao adotar sistemas e ferramentas de gerenciamento financeiro online, as organizações podem aumentar significativamente a eficiência e a precisão no processamento de suas transações financeiras.

Uma das principais vantagens da tecnologia é a automatização de tarefas repetitivas, como o registro de faturas, conciliação bancária e programação de pagamentos recorrentes. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a probabilidade de erros humanos, contribuindo para a precisão dos registros contábeis.

Conte com o Contas Online

O Contas Online é um sistema de gerenciamento de contas pessoal e empresarial. Ele ajuda você a acompanhar suas finanças de forma prática, com total mobilidade e segurança.

Ele oferece recursos importantes como:

• Boletos bancários: emite seus próprios boletos bancários e receba de seus clientes através da nossa integração com a sua conta;
• Criação de usuários com diferentes níveis de permissão: nossa maior preocupação é com a segurança das suas informações. Por isso, oferecemos para você um controle rígido com direitos individuais para cada usuário;
• Lembretes de vencimentos das contas: programe e-mails para lembrar você ou os funcionários do seu departamento de prazos importantes como o vencimento de contas a pagar e as datas de recebimentos dos clientes;
• Centralize as informações financeiras de suas franquias: o Contas Online permite que você utilize uma mesma conta para acompanhar o faturamento e gastos de todas as suas franquias, facilitando o seu entendimento do cenário e evitando a perda de informações importantes.