Folha de Pagamento: O que é, como calcular, exemplos

A folha de pagamento é uma das obrigações mais importantes de uma empresa e dos processos da área de Recursos Humanos, uma vez que está diretamente relacionada com a remuneração dos colaboradores.

Para fazer um bom gerenciamento de finanças da sua empresa, é essencial entender todos os seus custos — como o salário de cada funcionário e, consequentemente, a sua folha de pagamento.

Pensando na importância do assunto, elaboramos este artigo para tirar todas as suas dúvidas sobre o documento: o que diz a lei, benefícios e como calculá-lo. Continue a leitura!

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento apresenta a remuneração dos colaboradores, levando em consideração os seus descontos e recebimentos em uma só documentação.

Basicamente, todo funcionário contratado pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) precisa ter a sua folha elaborada mensalmente, sendo vantajoso tanto para a empresa quanto para o próprio colaborador.

A folha de pagamento tem previsão legal e o seu cálculo é baseado em informações como jornada de trabalho, adicionais e alguns benefícios, que veremos nos tópicos abaixo.

O documento precisa conter algumas informações essenciais:

• Dados do empregador;
• Dados do funcionário, assim como seu cargo e função na empresa;
• Número de dias ou horas trabalhadas;
• Descontos realizados ou valores acrescentados;
• Valor bruto do salário (sem descontos);
• Valor líquido do trabalho (após os descontos).

O cálculo da folha de pagamento exige que o gestor responsável ou setor de RH tenha conhecimento de obrigações trabalhistas e o próprio sistema de folha utilizado na instituição.

Qual a importância de saber calcular a folha de pagamento?

É preciso entender que a folha de pagamento é um documento que envolve muitos processos e, por isso, é fundamental ter cuidado durante o seu cálculo para evitar erros e futuras complicações.

Os pagamentos indevidos são os principais descuidos e, a longo prazo, esse erro pode acabar desequilibrando a saúde financeira do negócio.

Além disso, o cálculo correto da folha de pagamento é uma tarefa obrigatória por lei e, por isso, o seu não cumprimento pode acarretar em multas e indenizações.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

A lei que trata sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento é o artigo 225 do Decreto nº 3048/9, conhecido como Regulamento da Previdência Social, afirmando a empresa de:

“Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I- preparar folha de pagamento de remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;”

Além disso, como citamos anteriormente, todo funcionário contratado pelo regime da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) precisa ter a sua folha elaborada mensalmente, de acordo com o artigo 464 da Lei nº 5.424 (CLT):

“Art. 464 - O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”

O que são proventos na folha de pagamento?

Proventos na folha de pagamento são os chamados créditos do empregados, lançados separadamente de forma a facilitar o seu entendimento.

Vamos conhecer os principais? Confira os tópicos a seguir!

1. Salário

O principal provento na folha de pagamento é o salário do colaborador, seguindo a lei com importância fixa estipulada e de igual valor a colaboradores que prestam a mesma função, sem distinção de sexo, nacionalidade ou idade.

É importante reforçar que, mesmo que habituais, valores extras como auxílio alimentação (vedado seu pagamento em dinheiro), prêmios, abonos e demais benefícios extras não incorporam ao contrato de trabalho e, por isso, não devem constar na folha de pagamento.

O salário-família, por outro lado, é um benefício que deve constar na folha, variando de acordo com a idade dos filhos e da renda máxima estipulada no governo.

2. Hora extra

A hora extra faz parte dos proventos na folha de pagamento, sendo considerado o valor creditado pela empresa referente às horas excedidas que foram cumpridas pelo colaborador na sua jornada de trabalho.

Segundo a lei, esse trabalhador pode acrescentar até duas horas a sua jornada de trabalho, com um acréscimo mínimo de 50% sobre o valor da hora normal, desde que seja acordado entre as partes.

3. Adicional noturno

Conforme a CLT, o adicional noturno é destinado ao colaborador que realiza as suas funções entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Nesses casos, o adicional deve constar na folha de pagamento de 20% comparado à hora diurna.

4. Adicionais de insalubridade e periculosidade

A insalubridade e periculosidade são pagamentos que se relacionam às condições de trabalho que expõem o colaborador a agentes nocivos à saúde ou condições de risco acentuado.

O trabalho em condições insalubres, por exemplo, é pago sobre o salário mínimo e corresponde de 10% a 40%, variando de acordo com o grau de insalubridade. O trabalho em condições de periculosidade, por outro lado, recebe um acréscimo de 30% baseado no salário-base do funcionário.

• Exemplos de insalubridade no trabalho: contato com agentes nocivos à saúde, como produtos químicos, ruído, calor extremo, entre outros.
• Exemplos de periculosidade no trabalho: contato permanente com inflamáveis ou explosivos em condições de risco.

5. Férias

De acordo com a CLT, os trabalhadores que trabalham sob o regime têm direito a 30 dias de férias por ano. Nesse sentido, o valor do pagamento dessas férias deve constar na folha de pagamento, correspondendo a um mês trabalhado + ? desse valor.

Como calcular a folha de pagamento?

O primeiro passo para aprender a calcular a folha de pagamento é entender quais são os descontos que são aplicados ao documento.

São eles:

• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): programa com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa. Todo mês, então, são depositados um valor correspondente a 8% do salário que pode ser sacado em momentos especiais;

• INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): objetivo de operacionalizar os direitos no Regime Geral de Previdência Social. A alíquota de contribuição varia de acordo com o salário bruto:

1. 8% do salário para quem ganha até R$1.751,81;
2. 9% do salário para quem ganha até R$1.751,81 a R$2.919,72;
3. 11% do salário para quem ganha até R$2.919,73 a R$5.839,45;
4. e o valor fixo de R$642,34 para salários acima de R$5.839,45.

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): a antecipação do pagamento do Imposto de Renda, só não sendo descontado da folha de pagamento de funcionários que são isentos do pagamento do imposto. A alíquota também varia de acordo com o salário bruto e,para isso, é preciso saber a base de cálculo que será utilizada.

Outros descontos também podem estar presentes na folha de pagamento, como o vale-transporte, faltas, atrasos etc.

Para aprender como calcular a folha de pagamento, considere um exemplo fictício de um salário de R$3 mil mensais.

Nesse cenário, consideramos os descontos:

• FGTS: 8% do salário - R$240;
• INSS: nesse caso, alíquota de 11% - R$277,40
• IRRF: nesse caso, a taxa é de R$61,40

Caso não tenha outros benefícios a serem descontados (como vale transporte, faltas ou atrasos, por exemplo), o total dos descontos seria de R$578,80.

Conte com a ajuda de um profissional especializado!

Como você leu neste artigo, a folha de pagamento é um documento essencial para a empresa e seus colaboradores, não abrindo margem para erros em sua elaboração.

Para evitar futuros problemas para o seu negócio, indicamos que você conte com a ajuda de profissionais especializados, como contadores ou uma boa equipe de RH para realizar o processo mensal.

Lembre-se de priorizar as finanças da sua empresa e estar em dia com as suas obrigações fiscais!