Nota Fiscal: O que é e como emitir corretamente

Entenda os conceitos por trás da nota fiscal: a importância do documento, a quem se destina e como emiti-lo corretamente.

A emissão da nota fiscal é um procedimento essencial para garantir a integridade da sua empresa e mantê-la em dia e regularizada com os órgãos públicos.

Saber como emitir o documento pode ser um desafio para muitos novos empreendedores — mas a verdade é que a tarefa é muito mais simples do que você imagina!

Neste artigo, vamos desmistificar todos os conceitos por trás da nota fiscal e apresentar dicas úteis de como emiti-la. Abordaremos o assunto nos seguintes tópicos:

O que é nota fiscal?
Quem precisa emitir nota fiscal?
Os modelos e tipos de nota fiscal
Vantagens de emitir nota fiscal
Como emitir nota fiscal?
Automatize os processos da sua empresa!

Continue a leitura!

O que é nota fiscal?

Antes de mais nada, precisamos falar sobre a definição de nota fiscal e os tipos mais comuns no mercado. Vamos lá?

Basicamente, a nota fiscal é um documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestações de serviços realizadas pelo seu negócio.

Esse procedimento é obrigatório para grande maioria das empresas e é essencial para um bom funcionamento da empresa, uma vez que funciona como uma comprovação tributária da atividade prestada por uma pessoa jurídica.

Nesse sentido, não realizar a emissão de nota fiscal configura o crime de sonegação fiscal, podendo ocasionar em multas e detenções para a instituição.

Quem precisa emitir nota fiscal?

A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas que contribuem com o Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), como é determinado na Lei nº 8.846/94.

A exceção dessa regra são os Microempreendedores Individuais (MEI), cuja emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma pessoa jurídica. No caso de vendas ou prestação de serviços de MEI para pessoa física, a nota fiscal é dispensada.

Os modelos e tipos de nota fiscal

Existem dois modelos de nota fiscal e, dentro desses modelos, existem ainda os tipos de nota fiscal. Acompanhe os tópicos abaixo para entender melhor sobre cada um.

Modelos de nota fiscal

Tradicional: a nota fiscal emitida em papel e onde todos os preenchimentos são feitos à mão. Nesse primeiro modelo, a empresa guarda todos os documentos impressos em pastas e arquivos;
Eletrônica: ao contrário da nota fiscal tradicional, a eletrônica é feita inteiramente pelo computador. Nesse caso, é preciso contar com um programa emissor desenvolvido exclusivamente para essa finalidade.

Tipos de nota fiscal

Nota Fiscal (NF): registra as operações de vendas e compras de produtos e outras operações, como importação, exportação, remessa, retorno e devolução;
Nota Fiscal de Serviço (NFS): como o próprio nome diz, a NFS é tipo de nota fiscal utilizado para realizar a prestação de serviços;
Nota Fiscal do Consumidor (NFC): muito utilizada no setor de varejo, substituindo o modelo do cupom fiscal;

Os tipos citados acima também existem no modelo eletrônico e, nesse caso, a sigla é modificada com um acréscimo de “-e”. Veja:

NF (tradicional) e NF-e (eletrônica);
NFS (tradicional) e NFS-e (eletrônica);
NFC (tradicional) e NFC-e (eletrônica).

Vantagens de emitir nota fiscal

Além das obrigações legais, a emissão de notas fiscais também garante uma série de vantagens para a sua empresa. Confira as principais!

Mais credibilidade para o negócio

Com tantas opções de prestação de serviços no mercado, é preciso escolher aquela que apresente maior credibilidade. Por isso, a maioria das empresas só contratam quem emite nota fiscal, uma vez que o documento comprova a legalidade da instituição com os órgãos públicos.

Melhoria na administração empresarial

A nota fiscal também colabora para a administração interna da empresa, uma vez que documenta todas as vendas e serviços prestados, mantendo a gestão responsável a par dos processos que acontecem diariamente no negócio.

Concordância com as obrigações fiscais

Como citamos anteriormente, a emissão de notas fiscais é obrigatória para grande parte das empresas e, ao fazer o procedimento de forma correta, o seu negócio fica em dia com as obrigações fiscais e evita dores de cabeça futuras, como multas, por exemplo.

Como emitir nota fiscal?

O processo de emissão de nota fiscal é muito mais simples do que parece, podendo ser realizado via Secretaria da Fazenda ou por sistema emissor particular. Conheça o passo a passo completo da emissão do modelo eletrônico!

1. Defina o tipo de nota fiscal que será emitida

O primeiro passo para emitir nota fiscal é definir qual tipo a sua empresa deverá emitir: produto? serviço? do consumidor?

Exemplificamos cada modelo neste artigo, mas caso você ainda esteja com dúvidas, indicamos contar com a orientação de um bom contador.

2. Adquira um certificado digital

Se a sua empresa ainda não tiver, é preciso adquirir um certificado digital.

O documento funciona como um tipo de assinatura digital que autentica a emissão das notas fiscais eletrônicas, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas.

A compra desse documento deve ser realizada com uma Autoridade Certificadora que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

3. Faça o credenciamento nos órgãos competentes da sua cidade e/ou estado

Depois de adquirir o certificado digital, é a hora de entrar em contato com o órgão governamental responsável pelas operações de cada nota fiscal.

Aqui, cada região tem a sua legislação e, portanto, indicamos que você conte com a ajuda de um contador para tirar todas as suas dúvidas sobre o credenciamento na Secretaria da Fazenda da localidade onde a sua empresa está registrada.