O que são KPIs e como eles podem alavancar sua empresa?

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são valores mensuráveis usados pelas empresas para acompanhar o progresso em direção aos principais objetivos de negócios.

Ter os KPIs certos permite que uma empresa avalie sua saúde geral e identifique áreas de melhoria. Selecionar os KPIs mais importantes e monitorá-los regularmente é crucial para alcançar o sucesso a longo prazo.

Para o departamento financeiro, os indicadores fornecem insights vitais sobre a saúde financeira e o desempenho do negócio. Acompanhar KPIs financeiros ajuda a identificar pontos fortes, fracos e oportunidades em áreas como lucratividade, liquidez, eficiência operacional e gerenciamento de riscos.

Métricas financeiras bem escolhidas permitem que o CFO e a equipe financeira orientem decisões estratégicas, aloquem recursos de forma eficaz e tomem ações corretivas quando necessário.

No ambiente de negócios orientado por dados, alavancar KPIs financeiros é essencial para permanecer competitivo e maximizar a lucratividade. Este artigo explorará os fundamentos dos KPIs financeiros - desde como selecionar as métricas certas para acompanhar até como analisá-las e agir.

Entender os KPIs financeiros capacita os líderes a orientar suas gestões em direção ao crescimento sustentável e à criação de valor.

O que são KPIs?

KPIs, ou Key Performance Indicators (Indicadores-chave de Desempenho), são medidas quantificáveis usadas pelas organizações para avaliar o desempenho no cumprimento dos principais objetivos de negócios.

Eles permitem que as empresas acompanhem o progresso em direção aos objetivos estratégicos e operacionais em todos os departamentos e funções. Os KPIs fornecem uma maneira padronizada de avaliar o desempenho em áreas como vendas, marketing, operações, finanças e muito mais.

Eles servem como uma estrela norte, orientando os líderes empresariais sobre onde concentrar os esforços para a melhoria. Com KPIs definidos, as equipes podem trabalhar em direção a metas compartilhadas de forma coordenada.

KPIs bem projetados são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. Os KPIs transformam estratégias abstratas em metas concretas que conectam a produção dos funcionários a objetivos abrangentes.

Em vez de depender de palpites ou sentimentos, os KPIs orientados por dados adicionam responsabilidade e foco. Eles destilam informações essenciais em indicadores digeríveis que tornam o progresso fácil de monitorar e as deficiências simples de detectar.

Benefícios do uso de KPIs

Os KPIs fornecem inúmeros benefícios que podem ajudar a impulsionar o crescimento e o sucesso dos negócios quando usados de forma eficaz. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais as organizações devem implementar esses indicadores:

Identifica pontos fortes e fracos

Os KPIs permitem que as empresas identifiquem seus pontos fortes e fracos em todas as operações. Ao acompanhar métricas como satisfação do cliente, taxas de conversão de leads e giro de estoque, as empresas ganham visibilidade sobre o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. Isso permite que eles capitalizem os pontos fortes e abordem áreas problemáticas.

Melhora a tomada de decisões

Com dados quantificáveis fornecidos por esses indicadores, as empresas podem tomar decisões informadas e baseadas em algo concreto. Os KPIs eliminam a adivinhação de escolhas importantes que impactam os resultados.

Desempenho de Benchmark

Os KPIs fornecem uma maneira de as organizações avaliarem seu desempenho ao longo do tempo. O monitoramento de KPIs ano a ano ou trimestre a trimestre permite que as empresas comparem seu desempenho atual com o desempenho passado. Isso ajuda a avaliar o progresso e o crescimento.

Aumenta a Produtividade e a Rentabilidade

Em última análise, KPIs eficazes levam à melhoria da produtividade e da lucratividade. Eles também identificam áreas para redução de custos. Juntos, esses benefícios impulsionam os ganhos de produtividade e lucratividade que as organizações buscam.

Características de bons Indicadores

Os KPIs devem ter certas características para serem eficazes e impulsionarem o crescimento dos negócios. Eles têm as seguintes qualidades:

Relevante para os objetivos de negócios

O KPI deve ajudar a gestão diretamente a atingir um objetivo ou estratégia principal. Se a métrica não impacta esse objetivo desejado, não vale a pena acompanhar. Concentre-se nos poucos indicadores que são vitais e que mais importam.

Quantificável e fácil de medir

Os dados de KPI precisam ser mensuráveis para que o progresso possa ser rastreado. Métricas subjetivas ou vagas que não podem ser analisadas devem ser evitadas. Eles devem ser fáceis de calcular e de forma consistente também.

Limitado em número

Muitos indicadores se tornam contraproducentes, levando à sobrecarga de informações. As organizações devem restringir as métricas para aquelas que têm mais impacto nos negócios. O número ideal de KPIs geralmente está entre 5 e 10.

Acionável

O objetivo dos KPIs é impulsionar ações que melhorem o desempenho do negócio. Eles devem ser combinados com metas e iniciativas que orientam as decisões. Se um indicador não pode levar a próximos passos concretos, pode não ser uma boa escolha. Métricas acionáveis mantêm a gestão focada.

KPIs financeiros

O monitoramento das principais métricas financeiras pode ajudar a identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento. Alguns dos KPIs financeiros mais importantes incluem:

Receita

Este diz sobre a receita total gerada ao longo de um período de tempo. Acompanhar o crescimento da receita ajuda a avaliar a demanda do mercado e a expansão dos negócios.

Margens de lucro

A margem de lucro é o lucro líquido dividido pela receita, expressa em porcentagem. Margens mais altas significam maior rentabilidade. Diferentes margens de lucro, como margem bruta e margem líquida, fornecem perspectiva de lucratividade em diferentes estágios.

Custos Operacionais

Esse diz respeito às despesas contínuas necessárias para o funcionamento do negócio. A revisão dos custos operacionais ajuda a identificar ineficiências e áreas para otimizar os gastos.

Os custos operacionais comuns incluem salários, aluguel, suprimentos, serviços públicos e custos de equipamentos.

Leia também: Redução de custos operacionais: melhores práticas para empresas

Contas a Receber

Esse indicador se refere às faturas pendentes devidas à empresa. Contas a receber altas podem indicar processos de cobrança ruins. O prazo médio de cobrança é o contas a receber dividido pelo total de vendas a crédito.

Retorno sobre Ativos

Este é referente ao lucro líquido dividido pelo ativo total. O ROA mede a eficiência com que uma empresa usa seus ativos para gerar lucro. A comparação do ROA ao longo do tempo mostra melhora ou piora do desempenho financeiro.

Definição de KPIs financeiros

O processo de definição de KPIs financeiros envolve quatro etapas, são elas:

1. Alinhe com as metas financeiras

O primeiro passo é identificar suas principais metas e objetivos financeiros. Isso pode incluir aumentar o crescimento da receita, melhorar as margens de lucro, reduzir custos, gerenciar o fluxo de caixa, etc.

Os KPIs escolhidos devem se relacionar diretamente e medir o progresso em direção a essas metas.

2. Determine métricas

Depois de conhecer seus objetivos, determine quais métricas indicarão melhor o desempenho para cada meta. Concentre-se em 1-3 KPIs por objetivo para manter as coisas gerenciáveis. Certifique-se de que as métricas selecionadas fornecerão os dados necessários para orientar as decisões.

3. Defina metas

Com as métricas definidas, estabeleça metas para cada KPI. Analise os dados históricos, os padrões do setor e seu plano de negócios para determinar níveis de metas realistas, mas desafiadoras, para o sucesso.

Certifique-se de que as metas sejam quantificáveis e limitadas no tempo. A definição de metas fornece clareza sobre os resultados de desempenho específicos que você deseja alcançar.

4. Rastreie e monitore regularmente

A etapa final é medir consistentemente o desempenho em relação às suas metas de KPI. Isso deve ser feito de forma contínua, como semanal, mensal ou trimestral.

O acompanhamento regular permite identificar tendências, identificar problemas com antecedência e fazer as correções de curso necessárias. O monitoramento dos KPIs é essencial para determinar se os objetivos financeiros estão sendo cumpridos.

Analisando KPIs financeiros

Uma vez que os KPIs financeiros estão sendo rastreados de forma consistente, o próximo passo é analisar os dados para obter insights.

Os analistas e gerentes financeiros devem comparar os valores atuais dos KPIs com as metas e o desempenho passado para identificar tendências e problemas.

Comparar com metas

A primeira etapa é comparar os valores atuais de KPI com as metas predefinidas. Isso permite que você veja rapidamente se o negócio está no caminho certo ou se há áreas aquém das expectativas.

Comparar com o desempenho passado

Além de comparar com as metas, os analistas devem comparar os valores atuais dos KPIs com períodos passados para identificar tendências ao longo do tempo.

Por exemplo:

• A receita está aumentando constantemente a cada mês?
• O percentual de margem bruta é maior ou menor que o mesmo mês do ano passado?

Entender as tendências históricas é fundamental.

Identificar tendências positivas e negativas

Ao fazer comparações com metas e desempenho passado, os analistas podem identificar claramente quaisquer tendências positivas para continuar a promover, bem como tendências negativas que podem exigir intervenção para melhorar.

Uma taxa de retenção de clientes crescente é uma tendência positiva, enquanto uma pontuação de promotor líquido decrescente indica aumento da insatisfação do cliente.

Diagnosticar problemas

Se um KPI estiver aquém de sua meta ou exibindo uma tendência de queda, a próxima etapa é investigar os fatores que causam o problema. Isso pode exigir a coleta de dados mais específicos ou a realização de pesquisas para identificar a causa.

O baixo desempenho em um KPI específico muitas vezes pode destacar áreas a serem melhoradas.

Tomada de decisão informada

Os insights obtidos com a análise regular de KPIs permitem que as empresas tomem decisões estratégicas e operacionais mais bem informadas. Os dados revelam o que está funcionando bem versus áreas que precisam de mais foco e recursos para alcançar os objetivos desejados.

A análise de KPIs fornece os dados necessários para decidir sobre mudanças em produtos, processos, campanhas, equipe e muito mais.

Confira também: Como promover o desenvolvimento de competências da sua equipe: Guia completo

Melhorando os KPIs financeiros

Depois de analisar seus KPIs financeiros e identificar áreas de melhoria, o próximo passo é implementar mudanças para melhorar o necessário.

1. Identifique oportunidades de melhoria

Primeiro, procure os indicadores financeiros que tenham tido desempenho inferior em comparação com metas ou benchmarks do setor. Priorize os KPIs mais críticos para concentrar seus esforços.

2. Implemente alterações operacionais

Em seguida, faça alterações operacionais para melhorar os KPIs de baixo desempenho. Para a receita, isso pode envolver iniciativas de vendas e marketing. Para os custos, examine maneiras de aumentar a eficiência e reduzir os gastos.

3. Acompanhe continuamente o progresso

Depois que as mudanças forem implementadas, monitore os KPIs continuamente para avaliar seu impacto. Procure tendências para ver se os números estão se movendo em direção às metas. Caso contrário, considere alterações ou refinamentos adicionais. Acompanhe o progresso em intervalos regulares para manter o ímpeto.

4. Refine metas

À medida que o desempenho melhora, reveja suas metas de KPI para garantir que eles ainda sejam apropriados. As metas podem precisar de ajustes para levar em conta as mudanças nas condições de negócios e os novos recursos. As metas de refino ajudam a manter o foco na melhoria contínua ao longo do tempo.

Leia também: Orçamento Empresarial: 6 pontos essenciais que você precisa incluir

Use a tecnologia a seu favor

Automatizar o rastreamento e a geração de relatórios de KPIs por meio de um software pode melhorar significativamente a capacidade de uma empresa de monitorar o desempenho financeiro.

Em vez de depender da coleta manual de dados e relatórios de planilhas, os softwares de controle financeiro, por exemplo, fornecem visibilidade em tempo real dos principais números em um piscar de olhos.

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