Preso na malha fina: saiba como se livrar dessa dor de cabeça com o Leão

Conforme o Relatório Anual de Fiscalização divulgado pela Receita Federal, no ano de 2023 foram entregues mais de 45 milhões de declarações de imposto de renda. Desse total, aproximadamente 4,5 milhões (cerca de 10%) foram retidas em malha.

No entanto, tendo as divergências sido identificadas por validações e extrato disponibilizado pela Malha PF, 56% delas foram autorregularizadas pelos contribuintes e 24% foram liberadas pelas entregas retificadoras feitas por terceiros. Desse modo, o total de 81,2% das declarações retidas obtiveram a regularização espontânea.

Esses dados nos mostram como o sistema tem sido efetivo em identificar e corrigir irregularidades, garantindo o recolhimento correto dos impostos. E conforme o relatório, os principais problemas estão relacionados à omissão de rendimentos e deduções indevidas.

Cumprir com as obrigações fiscais evita vários problemas legais, tanto para a pessoa física quanto a jurídica. Neste artigo veremos as consequências que as omissões na declaração podem causar, bem como as medidas que devem ser tomadas ao cair na malha fina.

O que é a malha fina?

A malha fina é um sistema da Receita Federal que cruza informações das declarações de Imposto de Renda com dados de outras fontes para detectar inconsistências e irregularidades. O que significa que sua declaração será analisada com mais atenção antes que qualquer valor de imposto a restituir seja liberado.

Por que as declarações caem na malha fina?

Existem alguns motivos principais que podem fazer com que uma declaração encontre-se neste apuro, são elas:

Inconsistências nas informações prestadas

Quando há informações conflitantes ou que não batem nas declarações, como rendimentos não declarados ou despesas superestimadas, a Receita Federal pode entender que existe alguma irregularidade e reter a declaração para análise.

Alguns exemplos, podem estar relacionados a:

• Inclusão de deduções e abatimentos indevidos ou acima do limite permitido
• Erros de preenchimento, como preencher a declaração com dados errados, incompletos ou com problemas na transmissão.
• Despesas médicas, escolares ou dedutíveis acima da média em relação à renda declarada

Divergência de valores

Ao cruzar os dados da declaração com outras fontes, como DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e informes de rendimento, ou de terceiros, a Receita Federal pode detectar divergências nos valores declarados.

Casos como:

• Declarar rendimentos ou despesas em valores muito diferentes dos reais. Como: gastos médicos muito acima do comprovado.
• Declarar valores errados ou incompletos em investimentos, ou relacionados a ações judiciais.
• Ausência ou imprecisão nos valores relacionados a pensões e aposentadorias, principalmente as do INSS.

Suspeita de fraude ou sonegação

A Receita Federal possui critérios de análise de risco e indicadores que podem levantar suspeita de tentativa de fraude ou sonegação fiscal. Nesses casos, a declaração também é retida para verificação.

São exemplos:

• Omissão de rendimentos sujeitos à tributação: não declarar todas as fontes de renda, como salários, aluguéis, pensões e outras.
• Deduções indevidas, como declarar despesas que não podem ser abatidas do imposto.
• Indícios de ocultação de bens para reduzir o imposto devido

Desse modo, o contribuinte poderá ser chamado para prestar esclarecimentos e apresentar documentos que comprovem as informações declaradas. Caso não regularize a situação, poderá ser autuado e ter que pagar multa e juros sobre o imposto devido.

Quais as consequências de cair na malha fina?

Essa situação pode trazer diversas consequências negativas para o contribuinte. As principais são:

• Atraso no processamento e liberação da declaração - Quando a Receita Federal identifica inconsistências na declaração, ela é retida para análise. Isso atrasa o processamento e a liberação de eventuais restituições.
• Multa por atraso na entrega - Se a declaração foi entregue após o prazo, além de cair na malha fina, o contribuinte estará sujeito à multa por atraso na entrega. Essa multa varia de R$165,74 a 20% do imposto devido.
• Notificação para prestar esclarecimentos - A Receita Federal pode notificar o contribuinte e solicitar que apresente documentos ou preste esclarecimentos sobre as inconsistências encontradas. O não atendimento pode levar a uma autuação.
• Autuação e multa por irregularidades - Se depois da análise das inconsistências, a Receita Federal concluir que houve erro, omissão ou fraude, o contribuinte será autuado e terá que pagar multa de 75% a 225% sobre o imposto devido, mais juros. Isso sem contar outras penalidades.

Leia também: Conheça os motivos e impactos de um bloqueio judicial

Como sair da malha fina?

Existem algumas ações que você pode tomar para regularizar sua situação, como:

Verificar e corrigir inconsistências na declaração

O primeiro passo é verificar se há alguma inconsistência ou erro na declaração enviada que possa ter causado o problema. Revise todos os dados informados e corrija qualquer equívoco encontrado. Verifique rendimentos, deduções, bens, dívidas e dependentes.

Enviar declaração retificadora

Após revisar e corrigir a declaração, será necessário enviá-la novamente, agora de forma retificadora. Isso substituirá os dados da anterior e permitirá a correção das inconsistências. Lembre-se que a retificação pode ser feita quantas vezes forem necessárias durante o prazo de 5 anos.

Aguardar análise da Receita

Enviada a declaração retificadora, é preciso aguardar a análise da Receita Federal, que irá verificar se as inconsistências foram resolvidas. O tempo de análise pode variar conforme o volume de declarações retidas.

Responder notificação

Caso a retificação não tenha sido suficiente, o contribuinte poderá receber uma notificação da Receita Federal para prestar esclarecimentos adicionais. Nesse caso, é importante responder prontamente dentro do prazo estipulado, apresentando todos os documentos solicitados.

Recorrer em caso de autuação

Se mesmo após as retificações e respostas o contribuinte for autuado, ainda é possível apresentar recurso contra a autuação tributária e seguir as demais etapas do processo administrativo. Buscar orientação profissional especializada é recomendado nessa situação.

Dicas para evitar cair na malha fina

Se ver nessa circunstância pode gerar muitos transtornos. Por isso, é importante tomar algumas precauções para evitar que sua declaração seja retida. Veja algumas dicas:

• Declarar corretamente rendimentos e bens: conferir todos os informes de rendimentos recebidos, declarar com precisão salários, aluguéis, pensões e outros rendimentos. Também declarar com exatidão bens e direitos.
• Conferir informações antes de enviar: antes de a enviar, confira com atenção todos os dados informados para ter certeza que estão corretos. Verifique também se não faltou nenhum documento ou informe.
• Enviar declaração no prazo: cumprir o prazo de entrega é fundamental. Quem perde o prazo já tem a declaração retida para verificação.
• Guardar comprovantes: guarde durante cinco anos todos os comprovantes e documentos que comprovem os valores declarados, como recibos, notas fiscais e comprovantes de pagamento. Isso será necessário caso precise comprovar as informações.

Como ela funciona em cada casos específicos?

Pessoa Física

Para as pessoas físicas, os principais motivos para cair na malha fina são:

• Omissão de rendimentos do trabalho, de aluguéis ou de outras fontes.
• Deduções com despesas médicas, escolares ou dependentes acima do permitido.
• Inconsistências entre a declaração e os valores informados por empresas, bancos, corretoras, imobiliárias, entre outras fontes.
• Indícios de ocultação de bens e rendas.

Caiu? O primeiro passo é não se desesperar. Verifique no extrato da declaração quais são as inconsistências apontadas pela Receita e corrija os erros. Em geral, é possível fazer uma declaração retificadora, corrigindo ou complementando as informações. O prazo para retificar, como vimos, é de até 5 anos, contando da data de entrega da declaração original.

Além da declaração retificadora, você pode enviar documentação comprobatória pelo sistema do e-CAC ou agendar atendimento presencial em uma unidade da Receita Federal. O ideal é regularizar sua situação, para evitar multas, cobranças de impostos e juros sobre os valores devidos.

Enquanto estiver na malha fina, você também pode ter o CPF pendente, o que impede emissão de certidões negativas. Portanto, recomenda-se agir rapidamente para corrigir as pendências e sair dessa situação o mais breve possível.

Pessoa Jurídica

Para as pessoas jurídicas isso ocorre quando há inconsistências nas informações prestadas em declarações como a DCTF, DIPJ, ECD, ECF, entre outras.

Os principais motivos para uma pessoa jurídica, são:

• Divergência de informações apresentadas em diferentes declarações. Por exemplo, a receita bruta informada na DIPJ ser diferente da receita bruta na ECD.
• Omissão de rendimentos. Não declarar integralmente tudo que foi faturado/recebido no ano.
• Divergência entre o faturamento informado e o estoque da empresa. Grandes diferenças entre o que foi produzido/vendido e o estoque disponível podem indicar irregularidades.
• Falta de recolhimento de tributos. Se a empresa deixou de recolher impostos devidos, certamente terá problemas por isso.
• Despesas incompatíveis com o faturamento. Gastos declarados muito altos para o faturamento da empresa levantam suspeitas na Receita.
• Operações com empresas de fachada. Transações com empresas fantasmas são fortes indícios de sonegação.

O procedimento padrão para regularizar a situação, é:

• Verificar o motivo da intimação e onde está a inconsistência apontada.
• Corrigir a declaração, fazendo os ajustes e retificações necessários.
• Pagar os impostos e multas devidos, se houver.
• Apresentar sua defesa, com documentos comprobatórios, se discordar da Receita.

O prazo para regularização é geralmente de 15 a 30 dias após o recebimento da intimação. Deixar a situação se arrastar pode levar a cobranças, novas multas e até mesmo processo criminal por sonegação fiscal. Portanto, a PJ deve correr para resolver a pendência quanto antes.

No eSocial

O eSocial é o sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que unifica o envio de informações pelo empregador em um único ambiente. Com o eSocial, a fiscalização da malha fina fica ainda mais rigorosa, veja alguns de seus pontos importantes:

• O cruzamento de dados é feito em tempo real, facilitando identificar inconsistências nas informações prestadas e qualquer divergência pode levar o contribuinte ter sua declaração retida.
• Erros mais comuns: falta de informações obrigatórias, dados incorretos ou inconsistentes do empregado, divergência entre bases de cálculo, falta de recolhimento de contribuições.
• Para regularizar, o contribuinte deve corrigir as informações no eSocial e gerar os arquivos retificadores. As multas por inconsistências são aplicadas por cada mês de envio incorreto.
• É importante conferir todos os dados antes de transmitir as informações. Ter um contador especializado ajuda a reduzir erros, o eSocial exige ainda mais atenção às obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Conclusão

Como vimos, é importante ter cuidado e atenção ao preencher a declaração para evitar erros, omissões ou informações conflitantes. Essas inconsistências, divergências ou suspeitas identificadas pela Receita Federal durante a análise da declaração são os principais motivos para que o contribuinte caia na malha fina.

Nesse caso, com a declaração retida, irá gerar grandes transtornos e penalidades financeiras para o contribuinte. Portanto, quanto antes tomar as providências adequadas para regularizar a situação e ficar em dia com a Receita Federal, melhor será.

Lembre-se de manter a calma, conferir os dados e seguir as orientações dos órgãos competentes para resolver essa situação o mais rápido possível. Contudo, o aconselhado mesmo, é realmente ter atenção ao registrar os dados, não deixar nada de fora e assim evitar todos esses futuros problemas.

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