Ordem de serviço: o que é, para que serve e como fazer

Conheça a importância da ordem de serviço para a organização de uma empresa, para que serve e como fazer o documento de forma eficiente.

Estamos sempre falando aqui no blog do Contas Online sobre a importância da organização (financeira ou não) para o sucesso de um negócio.

Dentro do ambiente corporativo, existe uma série de processos que visa otimizar o trabalho diário e, como consequência, traz mais eficiência ao serviço, organização e alinhamento entre as equipes. Um exemplo disso é a ordem de serviço.

O documento evidencia o início de toda prestação de serviços e merece uma atenção especial dos empreendedores.

Neste artigo, vamos te apresentar todos os detalhes da ordem de serviço, sua principal função em uma empresa e como fazer o documento de forma simples e eficiente.

Abordaremos o assunto nos tópicos a seguir:

O que é ordem de serviço?
Para que serve a ordem de serviço?
Quais as vantagens em utilizar a ordem de serviço?
Quando deve ser emitida a ordem de serviço?
Os tipos de ordem de serviço
Qual deve ser o conteúdo de uma ordem de serviço?
Como emitir uma ordem de serviço?
Ordem de serviço e Segurança do Trabalho: como se relacionam?
Dúvidas frequentes da ordem de serviço
Conclusão

Continue a leitura e fique por dentro dos detalhes!

O que é ordem de serviço?

Antes de mais nada, é fundamental compreender o conceito da ordem de serviço, ou apenas OS. De maneira simplificada, o termo consiste em um documento que formaliza o trabalho a ser prestado para um determinado cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho.

Nesse sentido, a ordem de serviço autoriza e direciona um negócio ou um grupo de profissionais a desempenhar determinada tarefa. Com isso, a empresa consegue planejar e organizar todas as demandas para o atendimento, organizando e mantendo o fluxo de trabalho sob controle.

Em resumo, dizemos que a ordem de serviço é uma importante ferramenta de comunicação para mobilizar as equipes e preparar tudo para a execução de um trabalho na empresa.

O documento pode ser utilizado em diversas formas, sendo as principais:

Ajuste de comunicação interna na empresa;
Gestão de não conformidades;
Controle de estoque;
Controle financeiro.

A ordem de serviço pode ser criada a partir da determinação de um contrato ou até mesmo por pedido de um cliente e é obrigatória para iniciar qualquer prestação de serviços.

Vamos entender melhor como funciona na prática?

Para que serve a ordem de serviço?

Como citamos anteriormente, a ordem de serviço é uma ferramenta de comunicação que mobiliza as equipes de uma empresa e prepara tudo para a execução de um trabalho, documentando todo o processo de venda e entrega da solução comercializada.

Antes da OS, as instituições funcionavam sem muita organização, as informações dos pedidos ficavam apenas na memória dos colaboradores e a comunicação era realizada de maneira informal.

Depois que o documento foi colocado em prática, a gestão passou a ser mais profissional: nele, consta qual serviço será prestado, para quem, quando, quais materiais serão necessários, o valor final e demais detalhes para a atividade ser realizada de forma objetiva e organizada.

Na prática, assim que uma nova demanda da empresa surge, ela logo entra em um fluxo estabelecido pela ordem de serviço e é encaminhada aos setores responsáveis. Os passos gerais são:

O cliente entra em contato com a empresa e solicita um orçamento;
A área comercial negocia e define o serviço a ser prestado, preço e demais detalhes;
Assim que a negociação é concluída, a ordem de serviço é emitida para organizar internamente o trabalho a ser realizado.

Quais as vantagens em utilizar a ordem de serviço?

É importante utilizar a ordem de serviço como uma espécie de ferramenta de gestão interna. Isso porque, ao manter a OS na sua empresa, é possível fazer o acompanhamento de todos os pedidos que estão sendo executados.

A organização, no geral, é o principal benefício de utilizar a ordem de serviço. Vamos conferir mais detalhes sobre essa e outras vantagens? Acompanhe os tópicos abaixo!

1. Organização das atividade

Como citamos anteriormente, a organização é a vantagem que recebe mais foco em utilizar a ordem de serviço na sua empresa, isso porque a prática auxilia diretamente no planejamento e rotina de um negócio.

A opção digital, inclusive, é uma forma ainda mais organizada de observar quais ordens ainda precisam ser cumpridas e quais já foram entregues pelo estabelecimento.

Nesse sentido, com a OS, planejar as atividades de cada equipe torna-se uma tarefa muito mais simples e organizada.

2. Redução dos erros

Colocar uma boa ordem de serviço em prática na sua empresa diminuiu significativamente os erros internos cometidos.

Reforçamos, inclusive, que a ordem de serviço online diminuiu ainda mais esses erros, considerando que uma OS preenchida manualmente pode ser um problema se a informação não estiver legível.

3. Maior controle financeiro

Baseado nas informações contidas em todas as ordens de serviço da sua empresa, fica mais fácil ter uma maior previsibilidade de receita. Ou seja, quais serão as futuras entradas do estabelecimento e, assim, preparar o fluxo de caixa de forma mais eficiente.

Basicamente, as ordens de serviço podem ser uma rica fonte de informação sobre o negócio, oferecendo um maior controle financeiro e gestão estratégica.

4. Satisfação dos clientes

Imagina ter que lidar com um cliente sem organização interna e sofrer com problemas na hora da prestação de determinado serviço?

Com uma ordem de serviço bem detalhada, você fica livre de imprevistos e entregas mal feitas, ganhando a satisfação do cliente e oferecendo ainda mais qualidade nas suas entregas.

Quando deve ser emitida a ordem de serviço?

No caso das empresas prestadoras de serviço, a OS é emitida após a negociação ser fechada e o pedido de venda ser cumprido, sem a necessidade de solicitação do cliente. A partir daí, toda a equipe responsável por esse serviço se guia pelo documento.

Contudo, é importante ressaltar que a realização do serviço só deve ser iniciada após a emissão da OS. Ou seja, o documento deve ser primeiramente lido e entendido por toda a equipe antes de iniciar qualquer atividade.

Os tipos de ordem de serviço

Por se tratar de um documento que formaliza um trabalho prestado, ele pode ser utilizado para diferentes finalidades.

Nesse sentido, a ordem de serviço varia de acordo com a empresa, o setor e as suas regras de conformidade. No geral, existem os seguintes tipos:

Ordem de serviço de manutenção;
Ordem de serviço de evento;
Ordem de pedido de serviço;
Ordem de serviço preventiva;
Ordem de serviço de segurança;
Ordem de serviço de propriedade;
Ordem de instalação.

Vamos conhecer com mais detalhes cada um deles?

1. Ordem de serviço de manutenção

A ordem de serviço de manutenção, como o próprio nome diz, envolve todo o trabalho de manutenção de um espaço ou maquinários. O documento está relacionado com inspeções, revisões, substituições, reparos e instalações.

Nesse tipo de ordem de serviço, o foco é descrever tudo o que for necessário para manter a planta funcionando.

2. Ordem de serviço de evento

Nesse caso, a ordem de serviço se relaciona com a organização de uma celebração na empresa. O documento informa tudo o que é necessário para que o fornecedor estruture o evento perfeito na companhia.

3. Ordem de pedido de serviço

A ordem de pedido de serviço está relacionada com a criação de uma nova solução para uma empresa. Pode estar relacionada como uma nova forma de pagamento, a contratação de agência de publicidade para redes sociais, nova ferramenta para implementar em seu negócio, entre outros.

4. Ordem de serviço preventiva

Outro tipo de ordem de serviço é o modelo preventivo, relacionado com os negócios que mantêm calendários de manutenção preventiva em ação.

A alternativa é, inclusive, uma forma de reduzir custos e evitar que paradas não solicitadas aconteçam na empresa.

5. Ordem de serviço de segurança

A ordem de serviço de segurança existe para contribuir com a segurança no trabalho, podendo ser limpeza de áreas, remoção de materiais perigosos, substituição de sinalização, etc.

6. Ordem de serviço de propriedade

A OS de propriedade está relacionada, basicamente, com a inspeção de propriedade, uma importante relação com a manutenção ou reparos em toda uma planta.

A função diz respeito a todo tipo de inspeção: desde o trabalho elétrico, até mesmo o paisagismo e reparos gerais, como encanamento e pintura, por exemplo.

7. Ordem de instalação

Aquelas empresas que trabalham com instalações de sistemas e produtos, como ar-condicionado e sistemas de aquecimento, por exemplo, dependem da ordem de instalação para organizar e planejar os seus serviços.

Esse tipo de ordem de serviço diz respeito a todo tipo de instalação: desde as mais simples em residências, até mesmo instalações empresariais, como tubulação e caldeiraria.

Qual deve ser o conteúdo de uma ordem de serviço?

Agora que você já entendeu o que é a ordem de serviço, para que serve e os principais tipos do documento, chegamos em mais uma etapa fundamental: qual deve ser o conteúdo de uma ordem de serviço.

Como você leu neste artigo, a OS é muito importante para a comunicação interna de uma empresa e, por isso, precisa ser bastante organizada e contar com uma série de informações para que o serviço seja realizado de forma eficiente.

A ordem de serviço pode variar conforme a atividade exercida e o negócio. De modo geral, os conteúdos que devem constar em uma ordem de serviço são:

Número ou código de registro;
Responsável pela ordem de serviço (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço etc);
Motivo da solicitação;
Descrição completa do que deve ser realizado;
Data e local da realização;
Área de observação.

A ordem de serviço também pode conter os materiais utilizados para o serviço, horário de início e fim da realização, entre outros dados que a equipe achar necessário para formalizar o trabalho prestado.

Outro ponto importante é que o documento deve contar com as assinaturas dos responsáveis, como o engenheiro-chefe e o técnico em Segurança do Trabalho, por exemplo.

Como emitir uma ordem de serviço?

A principal regra para emitir uma ordem de serviço é sempre descrever de forma clara qual o serviço que será desempenhado.

Veja algumas dicas úteis para você emitir uma OS completa:

Padronize o processo

Muitos negócios recebem diariamente pedidos de serviços e, para isso ,é fundamental criar um processo padronizado.

A partir das informações necessárias que citamos no tópico anterior, elabore uma ordem de serviço geral e que auxilie a sua empresa e organize o trabalho a ser realizado.

Separe os detalhes necessários

Para organizar a rotina da sua empresa, separe os documentos e informações que citamos anteriormente e preencha a ordem de serviço do negócio.

É recomendado incluir todos os detalhes acerca do trabalho a ser realizado, como:

Peças;
Habilidades e especialidades necessárias;
Quantidade de colaboradores envolvidos;
Listas de verificação e de inspeção.

Complemente com checklists

Independente se a ordem de serviço da sua empresa é digital ou manual, os checklists são importantes para uma gestão eficiente.

Dessa forma, anexe um checklist no documento para que a sua empresa consiga se organizar e realizar o melhor trabalho possível.

Conte com a tecnologia

É possível fazer o próprio documento, criando uma tabela no Excel ou no Word. Contudo, com o aumento das demandas e o auxílio da tecnologia, a maioria das empresas já aderiram ao modelo de ordem de serviço no formato digital, facilmente encontrado em templates na internet.

Uma ordem de serviço online oferece uma série de vantagens, como:

Acompanhamento e gerenciamento em tempo real;
Acesso ao histórico de atendimento;
Redução da utilização de papel, contribuindo para o empreendedorismo sustentável;
Agilidade e ainda mais mobilidade;
Controle de tempo.

Ordem de serviço e Segurança do Trabalho: como se relacionam?

É importante que você saiba que a relação entre a ordem de serviço e a Segurança de Trabalho tem origem legal, uma forma que documento direciona os colaboradores da sua empresa e formaliza o trabalho a ser prestado.

Dessa forma, além dos dados importantes para uma ordem de serviço que já citamos por aqui, é importante que o documento informe também quanto às precauções e cuidados para evitar acidentes de trabalho — como é o caso de empresas com mais de 50 funcionários que exercem atividades de risco.

Dúvidas frequentes da ordem de serviço

Para finalizar, separamos as dúvidas frequentes sobre a ordem de serviço. Confira!

1. Onde encontrar ordem de serviço grátis para imprimir?

O documento é disponibilizado na internet de forma gratuita. Você pode, inclusive, fazer a pesquisa diretamente pelo Google e encontrar o modelo que mais se adequa à sua empresa.

2. Posso fazer a ordem de serviço no Word?

Sim. Nesse caso, indicamos que você padronize o processo e utilize sempre o mesmo documento.

3. Posso fazer uma ordem de serviço manualmente?

Sim. Contudo, a prática não é indicada, principalmente em empresas que recebem diariamente vários pedidos de serviço. Conte com a tecnologia para otimizar os processos do seu negócio!

4. É obrigatório fazer a ordem de serviço?

Sim, visto que a ordem de serviço é um documento previsto por lei.

De acordo com o capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo 157, inciso II, é dever das empresas:

"Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”.

Nesse sentido, é essencial preencher o documento de maneira adequada, podendo ser consultado sempre que necessário.

Conclusão

A partir da leitura deste artigo, foi possível compreender a importância de um documento como a ordem de serviço, auxiliando diretamente na organização interna de uma empresa e a satisfação dos clientes.

Contudo, é importante ressaltar que apenas o preenchimento correto da OS garante todas as vantagens apresentadas. Além disso, toda a empresa deve estar alinhada com uma boa gestão financeira para colher os frutos do crescimento do negócio.

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