Recibo de pagamento: como fazer, tipos e quando emitir

Conheça o recibo de pagamento e porque a prática é tão importante para a sua empresa! Aprenda como emitir o documento e os tipos disponíveis no mercado.

O recibo de pagamento é um documento fiscal que pode evitar diversos problemas na sua empresa, como pagamentos indevidos ou a contestação sobre recebimento de dívidas.

Apesar de ser uma aplicação comum em grandes negócios, pequenos empresários ou Microempreendedores Individuais podem ter dúvidas sobre como o recibo funciona na prática. Pensando nisso, elaboramos este artigo com as principais informações sobre o assunto.

Separamos a leitura nos seguintes tópicos:

O que é recibo de pagamento e qual a importância dele?
Quando emitir recibo de pagamento?
Qual a diferença entre recibo e Nota Fiscal?
Quais as vantagens de emitir o recibo?
Os tipos de recibo de pagamento
Quais informações devem constar no recibo de pagamento?
Faça o seu recibo de pagamento

Vamos começar?

O que é recibo de pagamento e qual a importância dele?

O recibo de pagamento é um importante documento fiscal muito presente na rotina das empresas e das pessoas físicas. Como o próprio nome diz, o recibo de pagamento tem como objetivo comprovar que a quantia negociada entre comprador e vendedor foi quitada.

Essa forma de documentação é mais informal do que a nota fiscal, sendo basicamente um atestado de quitação de débito.

O recibo é essencial para resguardar os seus direitos como empresário e os da sua empresa. O documento, além de ser importante na relação com os clientes finais, também tem a sua função durante a realização de transações com fornecedores, serviços terceirizados, além do recolhimento de impostos.

Basicamente, o recibo de pagamento evita problemas com a contestação sobre o recebimento de dívida, pagamentos não realizados e erros de duplicação de valores.

Em alguns casos, como na declaração do Imposto de Renda, o documento deve ser guardado por até cinco anos.

Quando emitir recibo de pagamento?

Em resumo, é preciso emitir um recibo de pagamento sempre que houver uma situação de pagamento realizado a alguém.

Então, para que esse recibo tenha valor, ele precisa ser assinado pelo prestador do serviço e pela pessoa a quem o pagamento foi entregue.

Basicamente, qualquer serviço prestado ou produto vendido pode ser reconhecido por meio de recibo.

Qual a diferença entre recibo e Nota Fiscal?

Como citamos anteriormente, o recibo de pagamento é um documento mais informal do que a nota fiscal.

A principal diferença entre os termos é que, enquanto o recibo apresenta a quitação de dívida, atestando o pagamento de determinado serviço ou produto, a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado.

Veja um exemplo: quando uma pessoa viaja para o exterior com um equipamento, é exigido a nota fiscal da compra pois, a partir do documento, é comprovada a posse do material. Nesse sentido, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar a venda de um produto.

Quais as vantagens de emitir o recibo?

A emissão do recibo de pagamento traz uma série de vantagens para você e para a sua empresa. Acompanhe os tópicos a seguir!

1. Controle financeiro

Um problema muito comum enfrentado por pequenos empresários ou Microempreendedores Individuais é a falta de controle financeiro, o que pode colocar o seu pequeno negócio em risco.

A partir do recibo de pagamento, é possível organizar as finanças e administrar ainda melhor o seu negócio.

2. Garantir as informações corretas

Outra vantagem do recibo de pagamento é garantir que as informações guardadas pela empresa estejam corretas. Dessa forma, o documento evita problemas futuros e quaisquer complicações com a lei.

3. Velocidade

Sabemos que a emissão de muitos documentos empresariais pode exigir uma grande burocracia — o que não é o caso do recibo de pagamento.

Uma grande vantagem dessa prática é garantir que as informações do cliente e do próprio profissional sejam preenchidas de forma rápida e prática.

Os tipos de recibo de pagamento

Antes de mais nada, você precisa saber que existem vários tipos de recibo de pagamento. Aqui, é essencial que você entenda as principais diferenças entre eles para escolher o modelo que mais se adeque ao seu negócio.

Vamos te apresentar oito modelos:

Recibo de prestação de serviços simples: o modelo mais geral e relacionado a todo material lícito que pode ser contratado ou adquirido por meio do pagamento;
Recibo de pagamento complementar: funciona como uma acréscimo negociado por ambas as partes somado ao valor original combinado. Geralmente, este recibo corresponde a um outro serviço realizado além do contratado originalmente;
Recibo de pagamento de locação: também conhecido como recibo de aluguel, apresentando o comprovante desse pagamento de um bem móvel ou imóvel;
Recibo de pagamento de entrada: modelo que comprova a entrada de um negócio realizado à prestações;
Recibo de pagamento de parte da dívida: recibo utilizado quando um devedor deseja quitar parte da dívida;
Recibo de quitação antecipada: neste caso, o devedor encerra o pagamento de suas dívidas adiantando o pagamento das parcelas com o credor;
Recibo de pagamento de mão de obra: geralmente está relacionado ao recibo de serviços de produções pesadas, como construções ou reformas;
Recibo de Pagamento Autônomo (RPA): o mais parecido com a nota fiscal, utilizado para prestadores de serviços que não possuem CNPJ e são contratados de maneira ocasional.

Quais informações devem constar no recibo de pagamento?

Como citamos anteriormente, existem alguns tipos de recibo de pagamento que as empresas podem optar de acordo com o serviço prestado.

Você pode optar por modelos prontos online ou fazer a partir de um arquivo em branco. Apesar das suas diferenças, todos os modelos devem conter os seguintes elementos:

Data em que foi realizado o pagamento ou transação;
Dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.
Os mesmos dados de quem realizou o pagamento;
Descrição do pagamento: qual serviço foi realizado ou qual produto foi comprado?
Descrição da quantidade ou número da parcela;
Valor total recebido por extenso.

Para que o recibo fique completo, é importante colocar também o local onde o serviço foi prestado (como cidade e Estado), além do espaço para a assinatura de quem está recebendo o pagamento.

Faça o seu recibo de pagamento

Você leu neste artigo que é possível optar por modelos prontos de recibo de pagamento, mas também fazer o seu próprio recibo a partir de um arquivo em branco.

Neste caso, você pode optar por duas formas:

Recibo digital: recibos automatizados, feitos para baixar em PDF;
Recibo impresso: recibos feitos de forma manual ou impressos em gráficas.

Independentemente do formato, mantenha o documento organizado e preencha corretamente os dados que citamos no tópico anterior (como nome, valor do pagamento etc). Vale lembrar que, se houver mais informações importantes sobre o serviço, também é válido acrescentá-las como uma espécie de descrição do comprovante.

Veja um modelo que você pode seguir:

“Eu (nome da pessoa que recebeu), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa que realizou o pagamento) o valor de (quantia paga por extenso) pelos serviços prestados de (descreva a tarefa realizada).

(Cidade), (estado) e (data).”

Que tal otimizar essa função?

Uma coisa é imprimir um recibo esporadicamente, a outra é trabalhar com essa prática e precisar otimizar o tempo de preenchimento das tarefas e organizar todo o documento.

Um software de gerenciamento completo oferece essa vantagem e, a partir dele, é possível preencher todos os dados necessários com muito mais agilidade e reduzindo os erros.

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Essa funcionalidade possibilita a geração e a impressão de recibos de pagamento de maneira simples e rápida, apenas selecionando os lançamentos para emissão.

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