Duplicata: o que é, como pagar e como preencher?

Independentemente do porte da sua empresa, ela realiza algum tipo de transação comercial — seja pela venda de produtos ou até mesmo pela prestação de serviços.

Nesses casos, o negócio pode utilizar uma opção de título de crédito para emitir ordem de pagamento com prazos maiores e sem juros. Chamado de duplicata, esse método serve como adiantamento do valor que deve ser pago em uma data pré-estabelecida e é uma opção interessante, principalmente para as empresas que não contam com o dinheiro em caixa para pagar as despesas do negócio de um modo geral.

Neste artigo, vamos te explicar com todos os detalhes como funciona a duplicada, o que diz a legislação e dicas úteis para utilizar esse documento.

Abordaremos o assunto nos tópicos a seguir:

• O que é duplicata?
• Os tipos de duplicata e principais modelos
• O uso de duplicatas ainda é comum?
• O aceite em duplicatas é obrigatório?
• Como preencher uma duplicata?

Continue a leitura!

O que é duplicata?

Como citamos anteriormente, a duplicata nada mais é do que um título de crédito emitido pelo credor para comprovar um contrato de compra e venda, podendo ser chamada também de antecipação de recebíveis. Ela é emitida pelo comerciante e registra o valor que deve ser pago, assim como o vencimento da fatura.

O termo, que surgiu no Brasil, só pode ser gerado em duas situações específicas: na compra e venda de produtos mercantis ou na prestação de serviços.

A duplicata mercantil, por exemplo, tem origem nas operações no atacado, onde o vendedor extraía duas vias do comprovante de venda da mercadoria e uma delas ficava com o vendedor para ser utilizada como cobrança de dívidas.

Em resumo, dizemos que a duplicata é um registro de pagamento que foi adiado para o futuro.

As regras para a emissão desse documento estão na Lei da Duplicata (Lei nº 5.474/1968) que informa, inclusive, que a duplicata deve ser apresentada ao devedor no prazo de 30 dias, no máximo. O documento foi sancionado em julho de 1968 e conta com todos os detalhes em relação a esse tipo de título de crédito.

Os tipos de duplicada e principais modelos

Existem dois tipos de duplicata: a de prestação de serviços e a duplicata mercantil.

Como o próprio nome diz, o primeiro modelo está relacionado com o ramo de serviços, enquanto a duplicata mercantil é uma opção emitida em casos de venda de mercadorias.

A questão é que, para emitir qualquer um dos tipos, existem dois modelos disponíveis:

• Duplicata Padrão: o modelo em que se originou a duplicata e o formato padrão do documento, preenchido e emitido de forma impressa e enviada à instituição bancária para recebimento;
• Duplicata Virtual: um segundo modelo mais tecnológico e que facilitou muito a emissão desse documento, podendo ser emitido através da internet logo após a concretização da venda ou da prestação do serviço. De forma online, as instituições bancárias podem encaminhar ao comprador um boleto bancário, por exemplo, para que a compra seja paga e a operação finalizada.

O uso de duplicatas ainda é comum?

O uso de duplicatas tem caído nos últimos anos, sendo substituído por outras formas de pagamento, como o cartão de crédito.

Apesar de não ser uma prática extremamente utilizada pelas empresas, o seu uso ainda ocorre como forma de título de crédito. A grande questão é que, no lugar da duplicata em papel, as duplicadas digitais são as mais usadas.

A nossa dica é usar o documento com cautela e apenas em casos de extrema necessidade financeira, aplicando-o em clientes confiáveis para evitar ainda mais transtornos futuros.

O aceite em duplicata é obrigatório?

De forma simples: sim, em títulos de crédito, como a duplicata, por exemplo, o aceite é obrigatório.

Isso acontece porque o documento é emitido de acordo com a sua operação mercantil ou de serviço ao qual fica associada. Depois que a fatura é emitida, então, a duplicata surge como uma cópia da fatura e deve ser paga em até 30 dias.

Se o valor for pago à vista, o comprador quita a sua dívida. Contudo, se for a prazo, o devedor tem um prazo de 10 dias para aceitar esse título.

Se o devedor escolher recusar, ele tem apenas três motivos plausíveis:

• Avaria ou não, isto é, recebimento das mercadorias, quando não expedidas ou não entregues por sua conta e risco;
• Vícios, defeitos e diferenças na qualidade ou na quantidade das mercadorias, devidamente comprovados;
• Divergências nos prazos ou preços ajustados.

Fora essas situações específicas, o comprador deve enviar o aceite no prazo.

Basicamente, o aceite da duplicata pode ser realizado em três modalidades:

1. Ordinário: a própria assinatura do devedor no documento;
2. Por presunção: assinatura dada na nota de recebimento da mercadoria;
3. Por comunicação: quando a duplicata é devolvida assinada após 10 dias.

Como preencher uma duplicata?

No geral, o preenchimento de uma duplicata é relativamente simples, mas é preciso atentar-se a algumas regras.

A primeira obrigação é que uma duplicata deve sempre constar o valor total da dívida. Caso aconteça alguma mudança nesse valor, é importante que seja declarado.

O preenchimento deve constar as seguintes informações:

• A palavra “duplicata” no documento;
• Data de emissão;
• Número de ordem;
• Número da fatura;
• Data de vencimento ou a declaração, caso a duplicata for à vista;
• Nome e endereço completos do vendedor e comprador;
• Local de pagamento;
• Cláusula à ordem;
• Valor a pagar, em números e escrito por extenso;
• Declaração reconhecendo a obrigatoriedade do pagamento, que deve ser assinada pelo comprador, como aceite;
• Assinatura do emitente.

É possível encontrar diversas opções para preenchimento online, como em sites oficiais de cartórios e outras plataformas.

Independente do modelo da sua duplicata, certifique-se que o documento tenha todas as informações obrigatórias.

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