Gestão de documentos financeiros: como fazer com tecnologia?

Entenda como funciona o processo da gestão de documentos financeiros de forma eletrônica!

Se você pretende otimizar as tarefas de gestão de documentos financeiros na sua empresa, então este artigo é para você!

Conheça as principais informações sobre o processo e de que forma o Contas Online pode te ajudar.

Se interessou pelo assunto? Então, continue a leitura!

Afinal, o que é a gestão de documentos?

Antes de mais nada, você precisa entender o significado da gestão de documentos e quais são os benefícios dessa organização para a empresa.

Bom, podemos resumir o termo como um conjunto de ações que têm como objetivo principal armazenar e organizar todos os documentos e demais informações de um negócio.

Veja os principais documentos organizados na gestão de documentos:

Notas fiscais;
Relatórios;
Folhas de pagamento;
Arquivos relacionados à produção e aos produtos;
Diretrizes da área comercial;
Estoque e inventário;
Vendas no geral.

A partir do armazenamento desses documentos, a empresa consegue se organizar e compreender melhor onde estão os seus acertos e falhas.

Atualmente, a gestão de documentos ganhou ainda mais importância. Além de manter as informações da empresa de forma organizada, esse processo colabora diretamente na eficiência e otimização do tempo.

Afinal, quanto melhor a gestão de documentos, mais rápido é o acesso de algum dado ou registro, a transmissão de informações de um setor do negócio para outro e até mesmo a avaliação da situação financeira da empresa.

Vantagens do gerenciamento eletrônico dos documentos

Em uma era de conectividade e rotinas completamente aceleradas, não há espaço para a perda de tempo.

Atualmente, muitas empresas realizam a gestão de documentos ainda de forma manual, isto é, sem a ajuda da tecnologia.

Nesses casos, o processo é bastante lento e podem ocorrer diversas falhas humanas — afinal, em muitos casos os procedimentos são complexos e contém muitas informações. Além disso, um funcionário pode perder várias horas do seu dia buscando uma simples informação.

Pensando em otimizar o seu tempo e o tempo do seu negócio, separamos as principais vantagens da gestão de documentos online. Confira:

1. Agilidade na tomada de decisão

Como já citamos neste artigo, o mundo de hoje exige rotinas aceleradas e acesso rápido à informação.

No gerenciamento eletrônico dos documentos, é possível localizar um produto ou serviço de forma eficaz e acelerada. Dessa forma, o gestor do negócio consegue tomar decisões importantes com muito mais agilidade.

2. Compartilhamento de dados

Na gestão de documentos financeiros sem o uso da tecnologia, o processo de compartilhamento de dados pode ocasionar na mistura ou até mesmo perda de documentos.

O uso da tecnologia permite que a colaboração de um serviço seja muito mais fácil, podendo ser compartilhada por diversos membros da equipe e até mesmo editada ao mesmo tempo.

Além disso, os dados compartilhados podem conter comentários dentro dos arquivos, agilizando ainda mais a comunicação da empresa.

3. Redução dos custos de impressão

Uma vez que todos os documentos são acessados e compartilhados de forma online, a necessidade de imprimir algum material é mínima — o que favorece o meio ambiente e diminui os gastos da sua empresa.

4. Armazenamento prático

Graças aos meios digitais, não é preciso se preocupar mais com o espaço físico e locais para armazenamento de documentos.

Uma gestão de documentos na nuvem, por exemplo, favorece muito mais o armazenamento.

5. Agilidade para rastreamento

Como já citamos no texto, em casos onde a gestão de documentos não acontece de forma online, um funcionário pode perder várias horas do seu dia buscando uma simples informação.

No gerenciamento eletrônico, por outro lado, é possível encontrar uma informação ou produto com uma simples digitação de uma palavra-chave.

Assim, em poucos segundos você já tem acesso à todas as informações relacionadas a sua busca.

6. Aumento da segurança de dados

Imagina não correr o risco de perder as suas informações?

Na gestão de documentos utilizando a tecnologia, os seus dados estão à salvo!

Então, como fazer?

Como empresa, sabemos da importância de utilizar um sistema seguro e eficiente para a gestão de documentos. Por isso, separamos algumas medidas básicas que você precisa fazer para organizá-los.

Organização dos documentos

Em primeiro lugar, você precisa organizar os documentos do seu negócio.

Pode parecer simples, mas a categorização das informações é fundamental — como por assunto, data, ordem alfabética ou a divisão por nível de especificidade.

Uma boa dica é fazer esse serviço juntamente com a contabilidade da sua empresa, para evitar erros e atrasos em alguns pagamentos.

Digitalização

Depois que todos os documentos estiverem organizados, é a hora de digitalizá-los.

Dessa forma, todas as informações da sua empresa estarão seguras e categorizadas.

A assinatura digital também é um passo importante nesta etapa. Assim, é possível assinar contratos e recibos através da internet.

Com esse tipo de atualização, um contrato que demorava um mês para ser assinado, por exemplo, pode ser validado em poucos minutos.

Crie regras de utilização

Apesar da gestão eletrônica de documentos ser muito importante, é essencial que os funcionários da sua empresa estejam familiarizados com o processo. Afinal, nada adianta se os colaboradores não conseguem encontrar uma informação de forma rápida, não é mesmo?

Por isso, capacite os colaboradores da sua empresa com as novas ferramentas de gestão financeira e defina quais são as regras de utilização.