A utilização de Contas Financeiras em um sistema de gestão é um dos pilares para manter a organização, o controle e a saúde financeira, seja em uma empresa ou na vida pessoal.
Cada conta deve representar um local específico onde ocorrem estas movimentações financeiras, como contas bancárias, caixas físicos, contas de investimento, entre outros. É imprescindível que toda movimentação financeira feita diariamente, seja registrada de acordo com a origem e destino de cada uma delas.
Cadastrando as Contas Financeiras no Contas Online
O cadastro de Contas Financeiras no sistema é ilimitado, o que permite um controle ainda mais preciso das suas finanças. Assim, você pode registrar todas as suas contas separadamente, sem deixar nada de fora, e garantir que os saldos apresentados no sistema estejam sempre alinhados com a realidade.
Benefícios do uso separado de Contas Financeiras
Quando as contas são devidamente cadastradas e separadas, o sistema consegue refletir com precisão a realidade financeira. Essa prática oferece várias vantagens significativas, entre elas:
Riscos de centralizar tudo em uma única conta
Por outro lado, não separar as contas financeiras e registrar tudo em uma única conta genérica pode trazer desvantagens que comprometem seriamente a gestão:
Exemplo prático de um casal que realiza o controle das finanças
João e Mariana são um casal que compartilha as despesas da casa, mas mantêm contas bancárias separadas. João recebe seu salário em uma conta e banco específico, enquanto Mariana recebe em uma conta de banco distinto.
Eles utilizam um sistema para controlar as finanças do casal, onde lançam todas as receitas e despesas em uma única conta genérica chamada Financeiro da Casa, sem indicar de qual banco o dinheiro veio ou para onde foi.
Em determinado mês, João realizou o pagamento da fatura do cartão de crédito, Mariana fez compras de mercado, pagou o aluguel e transferiu dinheiro para um familiar. Todas as transações registradas na mesma planilha, como se fossem de um único lugar.
Chegando a hora de pagar um compromisso importante, o IPVA do carro, eles consultaram a planilha e viram que havia um saldo disponível de R$ 3.000, aparentemente suficiente. No entanto, ao verificarem suas contas bancárias, descobriram que a conta do João tinha apenas R$ 400,00, e a conta da Mariana tinha R$ 2.000,00;
Os outros R$ 600,00 referiam-se a um valor em espécie que João tinha guardado, mas que noutra ocasião, já havia sido usado para um jantar em família, sem registro detalhado no sistema.
Se tivessem separado os lançamentos por conta bancária, Banco do João, Banco da Mariana e Bolso ou Carteira, conseguiriam:
- Saber exatamente quanto tinha em cada conta no momento do pagamento;
- Decidir com antecedência de qual conta sairiam os valores;
- Evitar confusões e estresse;
- Ter mais transparência e equilíbrio na divisão das responsabilidades.
Exemplo prático do controle financeiro em uma empresa
Uma empresa de médio porte, chamada Delta Soluções, possui duas contas bancárias principais, sendo Conta Empresa, usada para pagamento de fornecedores e despesas operacionais. E Conta Colaborador, dedicada ao recebimento de clientes e folha de pagamento.
No sistema de controle, o setor financeiro optou por registrar todas as movimentações em uma única conta genérica, chamada Conta Corrente, sem identificar a qual banco cada movimentação pertence.
Durante o mês, a empresa emitiu diversos boletos para clientes com vencimento na Conta Colaborador, mas os pagamentos dos fornecedores e salários foram programados considerando o saldo total da Conta Corrente do sistema, que somava as duas contas reais.
No dia do pagamento da folha, o sistema apontava saldo suficiente para cobrir os salários. No entanto, acessando o site do banco da Conta Colaborador, o financeiro percebeu que o valor disponível era insuficiente, pois grande parte dos recebimentos caiu na Conta Empresa.
Como o pagamento da folha estava programado para a Conta Colaborador, a empresa não conseguiu pagar os salários a tempo, teve que fazer uma transferência urgente entre bancos, gerando custos adicionais.
E ainda, perdeu a confiança de parte dos colaboradores por conta do atraso. Tendo que dedicar parte do tempo do gestor, que seria livre, para rever os relatórios internos, percebendo que os dados do sistema não refletiam a realidade financeira de cada conta.
Se a empresa tivesse cadastrado e utilizado contas financeiras separadas por banco no sistema de gestão, conseguiria:
- Monitorar os saldos reais de cada conta;
- Planejar os pagamentos conforme a disponibilidade de cada banco;
- Evitar atrasos, retrabalho e custos extras com transferências;
- Ter relatórios financeiros mais precisos para tomada de decisão.
